Copyright: Copyright (C) 2000 by Ajt Soft


Przeznaczenie i możliwości programu

Faktor 2000 jest programem przeznaczonym dla małych i średnich firm. Pracuje w środowisku MS Windows 95/98/NT/2000. Dostępna jest wersja jednostanowiskowa i sieciowa klient-serwer. Zastosowane zabezpieczenia programowe sprawiają, że nawet w wersji sieciowej nie ma potrzeby stosowania zasilaczy awaryjnych w celu ochrony danych przez zniszczeniem w przypadku zaniku zasilania. Nie musimy się także bać, że ktoś przypadkiem wciśnie reset w którymkolwiek komputerze łącznie z serwerem. Program jest odporny na tego typu niespodzianki, przy następnym uruchomieniu po prostu dokończy przerwaną operację lub w całości ją anuluje. Piszemy tu o tym dlatego, że są to rozwiązania typowe dla rozbudowanych i drogich systemów baz danych, a tymczasem Faktor jest programem tanim, bardzo łatwym w obsłudze i mało wymagającym w stosunku do sprzętu. Wersja sieciowa nie wymaga stosowania osobnego komputera pracującego jako serwer bazy danych. Tę rolę może pełnić dowolny z kilku spiętych w sieć komputerów, który oprócz tego, że będzie serwerem dla pozostałych, może być równocześnie wykorzystany do pracy z programem Faktor.

W obecnej wersji Faktor 2000 umożliwia:

wystawianie faktur VAT (liczonych od cen netto i brutto) oraz faktur korygujących,

wystawianie faktur proforma, ewidencjonowanie zamówień i wystawianie faktur na ich podstawie,

wystawianie zwykłych rachunków przez firmy nie będące płatnikami podatku VAT,

prowadzenie kasy i ewidencji operacji bankowych w powiązaniu z dokumentami sprzedaży,

ewidencjonowanie i drukowanie poleceń przelewu i blankietów wpłat, w tym także wpłat na ZUS,

prowadzenie kartotek kontrahentów, towarów i grup towarowych

stosowanie długich, złożonych z kilku linii nazw towarów, usług i firm,

eksport danych do Excela, w celu np. dalszej obróbki (wykresy, zestawienia, korespondencja seryjna),

obsługę dowolnej liczby firm,

pracę w sieci również przez Internet.

Program został stworzony z myślą o tych, którzy do tej pory wystawiali faktury ręcznie oraz o tych, którym inne programy sprawiły przykre niespodzianki gubiąc dane lub źle licząc kwoty na fakturze. System obsługi baz danych zastosowany w programie potwierdził swoją niezawodność w innym naszym produkcie - programie Auto (kilometrówka). Kilkuset użytkowników, w tym parę biur rachunkowych, przez ponad dwa lata obecności programu na rynku nie zgłosiło ani jednego problemu z bazą danych.


Wymagania sprzętowe i programowe

Faktor 2000 pracuje w systemie Windows 95/98/NT/2000. Komputer powinien być wyposażony co najmniej w procesor Pentium 166MHz i 16MB pamięci RAM. Na dysku program zajmuje bardzo mało miejsca - niecałe 3MB (oprócz bazy danych). Wersja sieciowa korzysta z protokołów IPX/SPX lub TCP/IP dostępnych standardowo w systemie Windows. W przypadku protokołu TCP/IP możliwy jest dostęp do bazy danych również poprzez Internet. Można korzystać z dowolnej drukarki, jednak najlepsze efekty, z uwagi na wydruk w trybie graficznym, uzyskuje się na drukarkach atramentowych i laserowych.


Zakup programu

Cena wersji jednostanowiskowej to 120zł. Wersja sieciowa z licencją na jedną instalację serwera i dowolną liczbę stanowisk kosztuje 240zł. Do podanych cen zostanie doliczony podatek VAT 22%. Ceny są aktualne do końca lipca 2000. Programy wysyłamy po wpłynięciu przelewu na nasze konto lub za zaliczeniem pocztowym (bez żadnych dodatkowych kosztów).

Aktualny cennik można obejrzeć na stronie www.ajt.zone.pl

Zamówienie można złożyć w następujący sposób:

pocztą elektroniczną pod adresem zamow@ajt.zone.pl

telefonicznie pod numerem  (048) 419 19 lub 0604 758727,

zwykłą pocztą przesyłając na adres:

AJT SOFT

ul. Gen. Zajączka 10

26-600 RADOM.

W ostatnim przypadku prosimy o posłużenie się formularzem zawartym w pliku ZAMOW.DOC, który można znaleźć na dysku w tym samym katalogu, co program.


Korzystanie z pomocy

Program został wyposażony w pomoc kontekstową, to znaczy w  każdym momencie można wcisnąć klawisz F1 i na ekranie pojawi się informacja  na temat tego, co aktualnie robimy. Poza tym wiele okien zawiera przycisk Pomoc.  Można również wybrać pozycję Spis treści z menu Pomoc w oknie głównym i w ten sposób zapoznać się z tematami pomocy.


Następne wersje

Program jest stale uaktualniany i uzupełniany o nowe funkcje. Być może gdy czytacie Państwo te słowa, jest już dostępne bezpłatne uaktualnienie lub następna wersja testowa na stronie www.ajt.zone.pl .

Planowana jest też wersja programu z magazynem, wersja z księgą przychodów i rozchodów oraz program łączący wszystkie te funkcje. Pod nazwą Konto 2000 dostępny jest  ‘odchudzony’ Faktor, czyli program do wystawiania przelewów i prowadzenia kasy.

Spotkaliśmy się z zarzutem, że nasze programy są mało ciekawe pod względem kolorystyki czy różnych grających i migających ‘bajerów’ i z tego powodu wypadają blado w porównaniu z konkurencją. Cóż, zdarzają się programy, które pod tym względem są szczególnie dopracowane. Mają okna w ciapki, animowane przyciski i mnóstwo innych, w praktyce mało użytecznych funkcji. Niestety w pracy z takimi programami nader często okazuje się, że autorzy skupili się przede wszystkim na stronie wizualnej i po prostu zabrakło im czasu i energii na to, czego nie widać. Okazuje się wtedy, niestety zwykle za późno, że program np. źle zaokrągla albo traci połowę danych z bazy, gdy zdarzy się reset komputera (a reset serwera w wersji sieciowej to już prawdziwy kataklizm).

Nasze programy powstawały “od końca”, to znaczy najpierw zostało napisane i przetestowane to, czego nie widać. Być może z tego powodu na stronę wizualną, przynajmniej na razie,  zabrakło trochę czasu, ale od czego są następne wersje....

P.S.

Jedno z praw Murphy’ego mówi, że nie ma programów bezbłędnych. Są co najwyżej takie, w których błędy jeszcze się nie ujawniły. Jeśli więc zauważycie Państwo jakąkolwiek usterkę w programie, prosimy o jej zgłoszenie, najlepiej na adres ajt@ajt.zone.pl. Mile widziane będą również wszelkie uwagi i sugestie na przyszłość.


Konto 2000

Jeśli szukasz programu do drukowania przelewów, wypróbuj Konto 2000. Jest to wersja Faktora pozbawiona funkcji związanych z towarami i dokumentami sprzedaży, przeznaczona dla tych, którzy mają już program fakturujący, a szukają jedynie wygodnego narzędzia do obsługi finansów firmy. Konto, podobnie jak Faktor, umożliwia także prowadzenie kasy i ewidencji operacji bankowych. Posiadacz programu Konto może w każdej chwili zakupić program Faktor (dopłacając jedynie różnicę liczoną wg cen aktualnych) i kontynuować pracę ze wszystkimi zgromadzonymi danymi.


Obliczenia na fakturze

Różnice wynikające ze sposobów przeprowadzania obliczeń na fakturze wciąż budzą wiele nieporozumień i wątpliwości, dlatego już na wstępie poświęcimy im nieco uwagi. Przepisy mówią, że niezależnie od sposobu prowadzenia obliczeń, należy je wykonać osobno dla każdej stawki podatku. Rozważmy więc obliczenia w ramach jednej stawki na następującym przykładzie:

Nazwa       Wartość netto    Stawka VAT    Kwota VAT    Wartość brutto

Towar 1        12,33                      22%              2,71                     15,04

Towar 2        12,33                      22%              2,71                     15,04

Towar 3        12,33                      22%              2,71                     15,04

Według przepisów liczymy sumę wartości netto dla stawki 22% i otrzymujemy kwotę 36,99. Następnie liczymy VAT oraz wartość brutto od tej sumy i otrzymujemy odpowiednio kwoty 8,14 i 45,13. Gdyby na fakturze nie było kwot podatku i wartości brutto dla każdego towaru z osobna (nie jest to wymagane, wystarczy netto i stawka), nie byłoby problemu. Często jednak, dla wygody klienta, sprzedawca drukuje fakturę, która zawiera te kwoty. Wtedy, jeśli przyjmiemy opisaną metodę obliczeń, kwoty te pełnią jedynie rolę informacyjną i ich sumy nie muszą się zgadzać z wyliczonymi wcześniej. Jeżeli podsumujemy np. wartości brutto, otrzymamy 45,12, a więc o grosz mniej, ale wszystko jest w porządku.

Przepisy dopuszczają także inny sposób przeprowadzania obliczeń: jeśli sprzedawca podaje dla każdej pozycji kwotę VAT i wartość brutto to może (ale nie musi!) obliczyć sumaryczne kwoty poprzez dodawanie “słupków”. Wtedy otrzymamy podatek 8,13 i brutto 45,12.

Faktor 2000 stosuje konsekwentnie pierwszą metodę obliczeń. Gwarantuje to uzyskanie zawsze takiej samej kwoty końcowej niezależnie od tego, czy Użytkownik wybrał zestaw kolumn na fakturze zawierający kwoty brutto i podatek, czy tylko wartości netto.

Zwróćmy uwagę na jeszcze jedną rzecz: dla uniknięcia nieporozumień pod wykazem sprzedanych pozycji na fakturze brak jest słowa “Razem” i odpowiednich kwot. Pod spodem jest za to wymagane przepisami podsumowanie, gdzie podatek i kwoty brutto wyliczone są zawsze według pierwszej metody.

Analogiczne zasady zostały przyjęte także dla faktury liczonej od cen brutto.


Faktura netto i brutto

Jeżeli wystawiamy naszym klientom faktury na towary kupowane w sklepie po cenach brutto, to wygodne jest obliczanie podatku VAT i wartości towaru również na podstawie cen brutto.

Rozważmy następujący przykład:

Klient kupuje 100 kołków po 20 gr za sztukę. Płaci 20zł, dostaje paragon na tę kwotę, a zaraz potem mówi, że chciałby fakturę. Przystępujemy do wystawiania faktury netto: niech VAT od naszych kołków wynosi 22%, jedna sztuka będzie więc kosztowała netto (po niezbędnym zaokrągleniu) 16 groszy. Piszemy więc na fakturze: 100 sztuk po 16 groszy daje 16zł netto, od tego VAT 3,52 i wartość brutto 19,52. I jak wytłumaczymy klientowi, że zapłacił 20zł, ale fakturę dostał na 19,52? W dodatku do naszej kopii faktury musimy przypiąć zwrócony przez klienta paragon....

Rozwiązaniem jest faktura brutto: sprzedajemy na niej 100 sztuk po 20gr, co daje 20zł brutto, a dopiero od tej kwoty liczymy VAT i wszystko się zgadza.


Liczenie rabatu

Sposób liczenia rabatu czasami budzi pewne wątpliwości, dlatego zostanie tutaj dokładniej omówiony.

Załóżmy, że sprzedajemy 1000 sztuk towaru po 25gr z rabatem 5%. Dając taki rabat chcemy zapewne, aby klient zapłacił wg następującego wyliczenia: 1000 razy 25 groszy daje 250zł, a po uwzględnieniu 5% rabatu otrzymujemy do zapłaty 237zł i 50gr. Tymczasem na fakturze tak się policzyć nie da, gdyż wg przepisów musimy podać cenę jednostkową towaru, jego ilość oraz wartość, przy czym ta ostatnia musi być równa ilości pomnożonej przez cenę jednostkową. Nie możemy więc policzyć rabatu od wartości, gdyż tak otrzymana nowa wartość nijak się ma do iloczynu ilości i ceny. Musimy rabat uwzględnić w cenie jednostkowej. Stosujemy następujące wyliczenie: 25 groszy z rabatem 5% daje 23,75 grosza, a po zaokrągleniu 24 grosze, czyli dla tysiąca sztuk 240zł do zapłaty. Rzeczywisty rabat wyniesie więc 4%.

Musimy więc pamiętać o różnicach wynikających z zaokrągleń, gdy sprzedajemy duże ilości towaru po parę groszy za sztukę. Rozwiązaniem mogłaby być sprzedaż 1 sztuki towaru traktowanego jako “komplet”, “zestaw” czy “pudło” zawierające 1000 sztuk czegoś tam. Można by też napisać program tak, aby umieszczał na fakturze ceny z dokładnością do części grosza, towar z przykładu może wtedy kosztować z rabatem 0,2375zł za sztukę. Ale czy tak można to już zupełnie inna historia, zresztą, póki co, Faktor takich możliwości nie ma....


Pomoc techniczna

Wszelkie pytania dotyczące programu prosimy kierować na adres ajt@ajt.zone.pl. Można też zadzwonić pod numer (048) 419 19 (w Radomiu), a w nagłych przypadkach - 0604 758727.


Instalacja wersji jednostanowiskowej

W celu zainstalowania programu włóż dyskietkę dystrybucyjną do napędu i uruchom znajdujący się na niej program o nazwie INSTALUJ.EXE, który przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy instalacji. Program instalacyjny poprosi Cię o zaakceptowanie warunków licencji, po czym rozpocznie instalację. Można też wgrać na dysk przykładową bazę danych, która posłuży do nauki obsługi programu. Po pomyślnym zakończeniu instalacji Faktor jest gotowy do pierwszego uruchomienia.

W czasie instalacji żadne pliki nie są kopiowane do katalogów systemowych.

Przy okazji pierwszej instalacji wykonaj kopię dyskietki dystrybucyjnej i schowaj ją w bezpiecznym miejscu.

Wersja jednostanowiskowa, podobnie jak sieciowa, pracuje w konfiguracji klient-serwer. Dla uproszczenia instalacji kod serwera został tutaj umieszczony w tym samym pliku EXE co program. Sposób działania programu nie uległ jednak zmianie - tak samo jak w wersji sieciowej stosowane są rozwiązania zapewniające wysoki stopień bezpieczeństwa danych.


Powtórna instalacja

Może się zdarzyć, że niektóre pliki wchodzące w skład programu zostaną przypadkowo skasowane. W takiej sytuacji pomocna będzie powtórna instalacja w tym samym katalogu. Program instalacyjny (INSTALUJ.EXE) wykryje obecność instalowanego oprogramowania (lub jego pozostałości) na dysku komputera i przeprowadzi ponowną instalację. Dane i kopie zapasowe danych pozostaną w niezmienionej postaci. Po takiej instalacji uruchamiamy program  i kontynuujemy pracę. Powtórna instalacja wygląda podobnie w wersji jednostanowiskowej i sieciowej. W przypadku wersji sieciowej można przy okazji powtórnej instalacji wybrać inny protokół transmisji.


Instalacja wersji sieciowej

Przed przystąpieniem do instalacji wersji sieciowej  musisz zdecydować, z jakiego protokołu sieciowego będzie korzystał program (protokół sieciowy jest to po prostu zbiór reguł określających sposób porozumiewania się komputerów poprzez sieć). Jeśli Twoje komputery z systemem Windows są już połączone w sieć, to prawdopodobnie korzystają z protokołu IPX/SPX.  Możesz to łatwo sprawdzić  klikając na ikonie Sieć w panelu sterowania. Jeśli wśród zainstalowanych składników sieci nie ma pozycji “Protokół zgodny z IPX/SPX”, należy go zainstalować. Można także zainstalować protokół TCP/IP jeśli chcesz, aby program właśnie z niego korzystał. Pojawia się w tym momencie pytanie

Który protokół wybrać?

Obydwa protokoły są praktycznie równorzędne pod względem szybkości przesyłania danych. W tej sytuacji można po prostu wybrać ten, który już jest zainstalowany. Windows 95 domyślnie instaluje protokół IPX/SPX, najprościej więc będzie właśnie z niego skorzystać. Jest to protokół działający wyłącznie lokalnie w odróżnieniu od protokołu TCP/IP, który, oprócz tego, że może być z powodzeniem stosowany lokalnie, jest używany w sieci Internet.

UWAGA:

Jeśli zainstalujesz serwer na komputerze, który jest podłączony do Internetu i wybierzesz protokół TCP/IP, to z serwerem będzie można połączyć się także za pośrednictwem sieci Internet.  Z jednej strony jest  to bardzo korzystne, gdyż będąc poza siedzibą firmy, np. w domu, możesz w każdej chwili uruchomić własną kopię programu Faktor i połączyć się z tym komputerem w firmie, na którym znajduje się baza danych.  Z drugiej strony taki sam dostęp mają również osoby niepowołane. Należy więc  wtedy zadbać o to, aby wszyscy użytkownicy programu mieli długie i trudne do odgadnięcia hasła. Innym rozwiązaniem jest wybór protokołu IPX/SPX, wtedy nie ma dostępu z zewnątrz.

Są też wersje Windows 95 i 98, w których protokół IPX/SPX zawiera błędy, wtedy pozostaje TCP/IP.

Instalacja serwera

Wersja sieciowa programu Konto pracuje w konfiguracji klient-serwer. Znaczy to, że na jednym komputerze znajduje się baza danych oraz specjalny program zwany serwerem, umożliwiający dostęp do danych  programom uruchamianym na innych komputerach. Te programy nazywane są klientami, gdyż nie przeglądają i nie modyfikują samodzielnie plików bazy danych, lecz korzystają z pośrednictwa serwera, który wykonuje otrzymywane od nich polecenia i udostępnia potrzebne dane.

Serwer należy zainstalować na tym komputerze, na którym baza danych będzie najbezpieczniejsza, a dostęp do danych najszybszy. W przypadku większych i bardziej obciążonych sieci (np. 20 i więcej stanowisk, na których bez przerwy są wystawiane faktury, płatności i inne dokumenty) konieczne jest przeznaczenie na serwer osobnego, szybkiego komputera, najlepiej z systemem Windows NT lub 2000. Na komputerze tym nie powinny być (chociaż mogą) uruchamiane inne programy, gdyż będą zajmować czas procesora i spowalniać pracę serwera. Jeżeli jednak masz tylko kilka komputerów połączonych w sieć, możesz wybrać któryś z nich.  Pamiętaj jednak o tym, że ten komputer musi być cały czas włączony i przez cały czas musi na nim działać serwer, aby baza danych była dostępna dla programów uruchamianych na pozostałych komputerach. Nie wybieraj takiego komputera, na którym często uruchamiane są inne programy wymagające dużej ilości wolnej pamięci i korzystające intensywnie z twardego dysku, gdyż wtedy użytkownicy programu Faktor będą mieli obniżony komfort pracy czekając dłużej na wykonanie poleceń przez serwer.

UWAGA: na komputerze, na którym zainstalujesz serwer znajdzie się również pełna wersja programu Faktor, który także będzie korzystał z usług serwera. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych sieci, gdyż wtedy każdy komputer można wykorzystać do pracy.

W celu zainstalowania serwera uruchom program INSTALUJ.EXE z dyskietki instalacyjnej. Po zaakceptowaniu warunków licencji wybierz rodzaj instalacji (Serwer) i protokół sieciowy. Jeśli wskażesz brak protokołu sieciowego, wtedy z programu będzie można korzystać tylko na tym komputerze, na którym zostanie zainstalowany. Podczas instalacji można wpisać nazwę serwera, z którego usług program ma korzystać. Pole to pozostaw puste. Po pomyślnym zakończeniu instalacji program jest gotowy do pierwszego uruchomienia.

W czasie instalacji na dysku komputera zostanie umieszczony program Faktor oraz program o nazwie AJTSRV.EXE, który jest serwerem baz danych. Będzie on uruchamiany automatycznie przy każdym starcie systemu Windows (tę opcję można  później wyłączyć w razie potrzeby).

Przed przystąpieniem do instalacji klientów na pozostałych komputerach uruchom program Faktor i wpisz dane Administratora czyli osoby, która ma prawo do wyboru wszystkich funkcji programu i do definiowania pozostałych użytkowników. Po wykonaniu tej czynności możesz przystąpić do instalacji klientów.

W celu zmiany protokołu sieciowego lub wpisania nazwy serwera należy uruchomić program instalacyjny jeszcze raz i ponownie przejść przez wszystkie etapy instalacji wybierając stosowne ustawienia. Nazwa serwera może być potrzebna wtedy, gdy w tej samej sieci są dostępne inne tego samego typu serwery. Gdy wpiszemy nazwę, wtedy program przy uruchamianiu łączy się z tym właśnie serwerem. Przy braku nazwy program będzie pytał, który serwer wybrać.

W celu wpisania nazwy serwera należy:

•	sprawdzić, czy na pasku zadań jest ikona serwera, jeśli nie, uruchomić program Faktor, który powinien automatycznie uruchomić serwer,

•	kliknąć dwukrotnie na ikonie serwera [image] na pasku zadań,

•	spisać nazwę serwera (to, co jest po tekście Nazwa w sieci:); nazwa przyda się również przy instalacji klientów,

•	zakończyć pracę programu Faktor (i pracę serwera, jeśli w oknie preferencji Faktora zamykanie serwera razem z programem jest wyłączone),

•	uruchomić program instalacyjny i wybrać ponownie instalację serwera, ten sam protokół sieciowy oraz wpisać nazwę.

Instalacja klienta

Serwer może być zainstalowany tylko na jednym komputerze. Na pozostałych program Faktor powinien zostać zainstalowany jako klient. Po uruchomieniu programu instalacyjnego wybierz rodzaj instalacji (Klient) i protokół sieciowy taki sam, jak w przypadku serwera. Po zakończeniu instalacji uruchom program Faktor. Powinien on bez problemów połączyć się z działającym serwerem. Będzie świadczyć o tym okno z identyfikatorem administratora i pytaniem o hasło.  W ten sam sposób przeprowadź instalację na pozostałych komputerach.

UWAGA:

Jeśli klient jest instalowany na komputerze, dla którego serwer jest osiągalny poprzez sieć Internet, musisz  podać nazwę serwera, w skład której wchodzi adres sieciowy komputera, na którym znajduje się serwer.

Gdy serwer znajduje się w tej samej sieci lokalnej, nazwa jest pomocna wtedy, gdy w tej samej sieci są zainstalowane tego samego typu serwery obsługujące inne bazy danych. Program mając nazwę wie, z którym serwerem się połączyć i nie pyta o to użytkownika. Dla protokołu TCP/IP nazwę serwera wpisz w formie AJT@###.###.###.###, np. AJT@194.232.122.77. Podobnie jest w przypadku protokołu IPX/SPX. Nazwa może wtedy mieć postać np. AJT@00000030:00-A0-24-03-13-BF.

Nazwę spisujemy z komputera, na którym zainstalowano serwer (robimy to w sposób opisany wcześniej).


Odinstalowanie programu

W celu usunięcia programu Faktor z komputera uruchom program instalacyjny z dyskietki dystrybucyjnej. Wykryje on obecność oprogramowania na dysku i zaproponuje powtórną instalację w tym samym katalogu lub deinstalację. Po wybraniu drugiej możliwości program będzie odinstalowany. Z dysku komputera zostaną usunięte tylko te pliki, które znalazły się tam w czasie instalacji. Pliki bazy danych, kopie zapasowe oraz ewentualne inne pliki umieszczone w katalogu programu przez użytkownika nie będą skasowane. Można to potem łatwo zrobić samemu uruchamiając np. Eksplorator Windows i przenosząc katalog programu do kosza.


Pierwsze uruchomienie

W czasie pierwszego uruchomienia program zachowuje się nieco inaczej, niż przy każdym następnym. Po przedstawieniu się Faktor prosi o podanie danych Administratora, czyli najważniejszej osoby w programie. Administrator ma prawo do korzystania z wszystkich funkcji, może również dopisywać i kasować innych użytkowników oraz przydzielać im prawa do wykonywania tylko określonych czynności. Dzięki temu można np. osobie wystawiającej faktury uniemożliwić wystawianie i przeglądanie innych dokumentów.

Jeżeli w czasie instalacji zrezygnowano z wgrywania na dysk przykładowych danych, program poprosi  o podanie nazwy bazy danych Twojej firmy. Będzie to zarazem nazwa podkatalogu na dysku, w którym te dane się znajdą. Nie wpisuj więc długiej, pełnej nazwy (będzie na to miejsce i czas nieco później), lecz podaj jakiś skrót czy symbol. Po założeniu bazy danych program spyta, czy chcesz skorzystać z kreatora danych firmy w celu wpisania wszystkich potrzebnych informacji i wybrania odpowiednich opcji. Skorzystanie z kreatora daje pewność, że nie została pominięta jakaś istotna informacja. Dla każdej firmy obsługiwanej przez program kreator może być uruchomiany wielokrotnie również później. Wystarczy w tym celu kliknąć na pozycji Kreator danych firmy w menu Opcje.


Przejście z innego programu

W obecnej wersji Faktor niestety nie umożliwia wczytania  danych z innego programu. Należy więc ręcznie wpisać wszystkie dane towarów i kontrahentów. W oknie Numeracja należy wybrać odpowiednie numery kolejne dokumentów, aby zapewnić kontynuację.


Główne okno

Główne okno programu jest cały czas obecne na ekranie. Zawiera menu i kilka przycisków służących do otwierania innych, często używanych okien oraz do zakończenia pracy. Główne okno może być zasłaniane przez inne okna lub nie, jeśli opcja Zawsze na wierzchu jest włączona. Pasek tytułowy okna zawiera identyfikator obecnego użytkownika oraz symbol wybranej firmy.


Menu

Menu programu znajduje się w głównym oknie i zawiera następujące pozycje:

Administracja - dane użytkowników i firm, kopie zapasowe, koniec pracy,

Dokument - wystawianie rozmaitych dokumentów (można to również robić klikając na odpowiednich przyciskach w oknach kartotek),

Kartoteki - dane towarów, kontrahentów i dokumentów wystawianych w programie,

Opcje - dane obsługiwanych przez program firm i preferencje użytkownika,

Pomoc - uruchomienie programu pomocy i informacje o programie Faktor 2000.


Przeglądanie danych

Przeglądanie informacji zapisanych w bazie danych programu w każdym oknie wygląda podobnie.  Dane prezentowane są w tabeli. Do dyspozycji mamy tzw. nawigator, czyli zespół czterech przycisków ze strzałkami. Pełnią one następujące funkcje:

- przejście do pierwszej pozycji,

- przejście o jedną pozycję wstecz,

- przejście o jedną pozycję do przodu,

- przejście do ostatniej pozycji.

Wersja sieciowa ma jeszcze przycisk [image], który powoduje odświeżenie wyświetlanych informacji, czyli pobranie z bazy danych ich aktualnej wersji. Kliknięcie na tym przycisku spowoduje np. wyświetlenie tych pozycji, które przed chwilą ktoś dopisał  na sąsiednim komputerze.

Przy pomocy nawigatora możemy przemieszczać się w obrębie wybranego zakresu wpisów (w obrębie np. określonych dat lub dla konkretnego klienta).

Jeżeli przyciski nawigatora nie są aktywne to znaczy, że w danej chwili nie można ich użyć. Np. jeśli przejdziemy do pierwszej pozycji to dwa pierwsze przyciski nawigatora staną się nieaktywne informując nas w ten sposób, że widzimy właśnie pierwszą pozycję. Jeśli w wybranym przez nas zakresie nie ma żadnych wpisów, cały nawigator jest nieaktywny.

Używanie nawigatora nie jest konieczne do przeglądania danych w  tabeli. Ten sam efekt uzyskamy wciskając klawisze służące zwykle do przemieszczania kursora. Wciskamy je wtedy, gdy aktywnym elementem okna jest tabela. Możemy także klikać myszą na suwaku po prawej stronie tabeli.


Wprowadzanie danych

Wprowadzanie danych jest możliwe na dwa sposoby:

1. Wybieramy właściwą pozycję z menu Dokument.

2. Otwieramy okno z odpowiednią ewidencją i klikamy na przycisku [image]. Jeżeli aktywnym elementem okna jest tabela, możemy także wcisnąć klawisz Insert na klawiaturze.

W obu przypadkach na ekranie pojawi się okno umożliwiające dokonanie wpisu. Dolna część okna zawiera następujące przyciski:

 Po wypełnieniu wszystkich pól w oknie klikamy na tym przycisku w celu wprowadzenia pozycji do bazy danych. Przed zapisem program sprawdzi, czy wpisaliśmy wszystkie potrzebne dane. Jeśli coś będzie nie tak, na ekranie pojawi się stosowna informacja, a my będziemy musieli dane poprawić lub uzupełnić. Jeśli wszystko jest w porządku, dane zostaną zapisane w bazie, a okno zniknie z ekranu.

 Ten przycisk działa tak samo jak poprzedni, ale po dopisaniu danych do bazy okno nie znika z ekranu, lecz zostaje przygotowane do następnego wpisu. Tego przycisku nie ma w oknach, w których sytuacja “seryjnych” wpisów raczej się nie zdarza.

Klikając na tym przycisku możemy zrezygnować z wpisu. Okno znika z ekranu, a do bazy danych nic nie jest dopisywane.

UWAGA:

Przycisk Anuluj powoduje zaniechanie wpisu do bazy tylko tych danych, które są w danej chwili widoczne w oknie. Poszczególne pola mogą być puste, wypełnione częściowo lub w całości - nie ma to żadnego znaczenia, po prostu z nich rezygnujemy. Jeśli więc wcześniej co najmniej raz klikaliśmy na przycisku Następny, a potem dopiero na przycisku Anuluj, to rezygnujemy tylko z tego co widzimy w oknie, a wszystkie poprzednie wpisy zostają w bazie.


Wpisywanie dat

Wszystkie daty wpisujemy w programie w formacie dzień.miesiąc.rok, np. 12.03.2000. Liczba roku może być czterocyfrowa lub dwucyfrowa, wtedy  wartość 99 program uzna jako 1999, 00 jako 2000, 01 jako 2001 i tak dalej. W tabelach i na wydrukach rok podawany jest zawsze w postaci czterocyfrowej.

Datę możemy wpisać lub wybrać z kalendarza. Każde pole służące do wpisywania daty ma po prawej stronie przycisk [image]. Po kliknięciu na tym przycisku na ekranie ukaże się okno kalendarza wyglądające np. tak:

Aktualny dzień miesiąca jest obwiedziony grubą linią. Klawisze ze strzałkami pozwalają na przejście do miesięcy wcześniejszych lub późniejszych. Wybór daty sprowadza się do kliknięcia na liczbie dnia miesiąca. Okno zniknie z ekranu, a wybrana data pojawi się w odpowiednim polu. Możemy również zrezygnować z wyboru daty. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy gdziekolwiek w obrębie kalendarza. Zniknie on z ekranu, a zawartość pola z datą nie będzie zmieniona.

Okna dokumentów sprzedaży, przelewów i inne, umożliwiające oglądanie dokumentów w wybranym zakresie dat, umożliwiają również wybór daty poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na polu daty i wybór odpowiedniej pozycji z menu.


Wpisywanie kwot

Wszystkie kwoty w programie są wpisywane w specjalnych polach edycyjnych. W czasie wpisywania lub edycji liczba jest dosunięta do lewej krawędzi pola. Po opuszczeniu pola liczba zostaje dosunięta do prawej strony. Prawidłowym znakiem oddzielającym część całkowitą od ułamkowej, czyli w tym przypadku złote od groszy,  jest przecinek. Wiele osób jednak, z przyzwyczajenia wynikającego z obsługi innych programów, używa kropki. Program akceptuje oba te znaki. Jeśli wpiszemy kropkę program nie zaprotestuje, lecz od razu zamieni ją na przecinek.


Edycja danych

Edycja danych nie jest możliwa z poziomu menu programu. W celu dokonania edycji należy otworzyć odpowiednie okno z danymi, wybrać interesującą nas pozycję w tabeli i kliknąć na przycisku [image].

Okno edycji pojawi się również po podwójnym kliknięciu na odpowiedniej pozycji w tabeli lub po wciśnięciu klawisza Enter, jeśli tabela jest aktywnym elementem okna. Na ekranie zobaczymy takie samo okno, jak przy wpisywaniu danych. Teraz nie będzie ono puste, lecz będzie zawierać wpis poddawany edycji. Po dokonaniu zmian klikamy na przycisku Zapisz i w ten sposób wprowadzamy zmienioną pozycję do bazy danych. Klikając na przycisku Anuluj rezygnujemy z wprowadzania zmian. Przycisk Następny (jeśli w ogóle występuje w danym oknie) jest nieaktywny.

UWAGA:

W pewnych przypadkach program nie pozwala na edycję określonych pozycji lub umożliwia dokonanie zmian tylko w niektórych polach. Służy to zapewnieniu spójności danych w całej bazie. Na przykład jeśli faktura jest zaznaczona jako zapłacona, a w kartotece dokumentów kasowych lub bankowych figurują pozycje dotyczące tej faktury, to nie możemy wprowadzać zmian do faktury, które wpłyną na jej wartość, gdyż wywołałoby to niezgodność kwot na fakturze i pozostałych dokumentach.


Kasowanie danych

Wszystkie dane, oprócz marży i stawek VAT, możemy kasować. Istnieją tutaj jednak pewne ograniczenia (patrz niżej).

Podobnie jak edycja, kasowanie nie jest dostępne z menu w głównym oknie. W celu skasowania wpisu należy otworzyć odpowiednie okno z danymi, wybrać interesującą nas pozycję i kliknąć na przycisku [image]. Jeżeli aktywnym elementem okna jest tabela, możemy także wcisnąć klawisz Delete na klawiaturze.

Na ekranie pojawi się takie samo okno, jak przy wprowadzaniu lub edycji danych. Tym razem jednak zamiast przycisku Zapisz będzie przycisk Usuń.

Danych w oknie nie można zmieniać, pozostaje nam więc kliknąć na przycisku Usuń i je skasować lub kliknąć na Anuluj gdy się rozmyślimy i zrezygnujemy z kasowania.

UWAGA:

Program nie pozwala skasować danych, które są wykorzystywane w różnych dokumentach. Nie można też np. skasować faktury, do której wystawiono fakturę korygującą.


Przerwa w pracy

Jeżeli w czasie pracy musimy odejść na chwilę od komputera i chcemy, by w tym czasie nikt niepowołany nie skorzystał z programu, możemy wybrać pozycję Przerwa w pracy/nowy użytkownik w menu Administracja. Na ekranie pojawi się wtedy okno z pytaniem o identyfikator użytkownika i hasło. Trzykrotne błędne wpisanie tych danych kończy pracę.


Koniec pracy

Zakończenie pracy programu jest możliwe poprzez wybór pozycji Koniec pracy z menu Administracja lub po kliknięciu na przycisku Koniec w głównym oknie programu. Na ekranie pojawi się pytanie, czy na pewno chcemy zakończyć pracę.

W przypadku wersji sieciowej zakończenie pracy programu zainstalowanego jako serwer spowoduje również koniec pracy serwera baz danych, jeśli w preferencjach pozycja Zamknij serwer razem z programem jest zaznaczona i w chwili zamykania z serwera nie korzysta żaden inny program.


Awaria zasilania

W czasie pracy może zdarzyć się zanik napięcia zasilającego albo po prostu przypadkowe wyłączenie lub reset komputera. Wszystkie te sytuacje powodują nagłe przerwanie pracy programu. Jeśli program nie zapisywał wtedy niczego w bazie danych to nic szczególnego się nie stanie. Uruchamiamy program ponownie i pracujemy dalej. Przerwanie pracy programu może  jednak przytrafić się akurat wtedy, gdy zawartość bazy danych jest zmieniana, np. tuż po kliknięciu na przycisku Zapisz.  Jeśli coś takiego się zdarzy w wersji jednostanowiskowej, to program przy następnym uruchomieniu poinformuje nas o tym, po czym przywróci stan bazy danych, jaki był tuż przed wykonaniem przerwanej czynności, lub tę czynność dokończy, jeśli będzie to możliwe.

W wersji sieciowej mogą zaistnieć dwie sytuacje:

1. Przerwanie pracy klienta. Jeśli nastąpi w trakcie modyfikacji bazy danych to serwer anuluje wszystkie zmiany dokonane przez klienta od początku transakcji (czyli od chwili np. ostatniego kliknięcia na przycisku Zapisz, Ok, itp.). Użytkownik po ponownym uruchomieniu przerwanego programu powinien więc sprawdzić, czy dane, które wprowadzał w chwili awarii są w bazie danych i, jeżeli ich nie ma, powtórzyć wpis.

2. Przerwanie pracy serwera. W takim przypadku należy uruchomić serwer ponownie. Jeżeli awaria nastąpiła wtedy, gdy serwer nie zapisywał niczego w bazie danych to nic szczególnego się nie stanie, serwer zacznie po prostu działać. Jeśli jednak awaria wystąpiła w chwili, gdy serwer modyfikował zawartość bazy danych, lub właśnie przystępował do takiej modyfikacji, to po jego uruchomieniu na ekranie zobaczymy okno z informacją, że ostatnia transakcja nie powiodła się, w związku z czym serwer przywróci stan bazy danych sprzed jej rozpoczęcia lub dokończy przerwaną czynność. Podejmujemy decyzję, co zrobić klikając na odpowiednim przycisku i serwer zaczyna działać.

W każdym przypadku, gdy klient stracił kontakt z serwerem, a szczególnie, gdy serwer został niespodziewanie wyłączony, użytkownik, po ponownym uruchomieniu programu, powinien sprawdzić, czy w bazie danych znajduje się wpis wykonany tuż przed lub w trakcie awarii.

Jako przerwaną czynność należy rozumieć nie tylko pojedynczy zapis do bazy danych, ale także serię zapisów, które program wykonuje w jednym, niepodzielnym bloku zwanym transakcją. Na przykład jeśli dokonujemy zbiorowej wpłaty za kilka faktur jednego kontrahenta i awaria zdarzy się akurat w chwili, gdy program zapisał już dokument kasowy i zaznaczył część faktur jako zapłacone, a pozostałych nie zdążył, to przywrócony zostanie stan bazy danych, jaki był przed dokonaniem zapłaty, czyli sytuacja, w której żadna z wybranych faktur nie była zapłacona, a dokument kasowy jeszcze nie istniał. Serwer może też dokończyć transakcję, aby wszystkie wybrane faktury zostały zapłacone.

UWAGA1:

Jeśli przytrafi się opisywana sytuacja, to zarówno w wersji jednostanowiskowej jak i sieciowej nie należy wykonywać jakichkolwiek samodzielnych manipulacji z plikami bazy danych przed powtórnym uruchomieniem programu lub serwera. Szczególnie nie należy próbować samodzielnie rozpakowywać kopii zapasowych do katalogów bazy danych ani kasować plików, które wyglądają na tymczasowe i z pozoru niepotrzebne. Czyniąc tak możemy uniemożliwić serwerowi odtworzenie poprawnej postaci bazy danych.

UWAGA2:

Dołożyliśmy wszelkich starań, aby dane były możliwie dobrze zabezpieczone. Nie możemy jednak zagwarantować, że nie zajdą nieprzewidziane okoliczności, w których dane będą narażone na zniszczenie. Żadne programowe zabezpieczenia nie pomogą, jeśli nastąpi uszkodzenie komputera prowadzące do błędnych zapisów na dysku. Warto też pamiętać o możliwości utraty danych w wyniku zdarzeń losowych czy kradzieży. Wiele szkód mogą wyrządzić również wirusy komputerowe. Wtedy jedynym ratunkiem są kopie zapasowe, toteż należy je wykonywać jak najczęściej i przechowywać w bezpiecznym miejscu.


Organizacja danych na dysku

Dla każdej obsługiwanej firmy program zakłada osobny podkatalog w podkatalogu DANE, który z kolei jest umieszczony w katalogu, w którym program został zainstalowany. Każdy z podkatalogów zawiera komplet plików bazy danych konkretnej firmy. Nazwa podkatalogu jest zarazem nazwą, pod która firma figuruje w programie.


Dopisanie nowej firmy

Nową firmę możemy dopisać po wybraniu pozycji Dodaj nową firmę z menu Administracja. Program zapyta o nazwę firmy. Należy podać raczej krótki symbol czy skrót, gdyż ta nazwa będzie używana w programie tylko do rozróżniania firm. Pełne dane firmy, wykorzystywane np. w fakturach, podaje się gdzie indziej.


Wybranie firmy

Firmę, którą program ma zacząć obsługiwać, wybieramy klikając na pozycji Wybierz firmę z menu Administracja.

Okno wyboru firmy będzie pojawiać się na ekranie również po każdym uruchomieniu programu, jeżeli zażyczymy sobie tego w oknie preferencji.


Skasowanie firmy

W obecnej wersji program nie ma możliwości skasowania danych firmy. Można to jednak łatwo zrobić “ręcznie”. Wybieramy na dysku katalog programu (np. AJT SOFT/FAKTOR), następnie podkatalog DANE. Wewnątrz powinniśmy zobaczyć podkatalogi poszczególnych firm. Wybieramy ten właściwy i kasujemy go wraz z zawartością.

UWAGA: Czynność tę należy wykonać wtedy, gdy program Faktor nie jest uruchomiony.


Okno kontrahentów

Okno kontrahentów pojawia się na ekranie po kliknięciu na przycisku Kontrahenci w głównym oknie programu lub wybraniu pozycji Kontrahenci z menu Kartoteki. Okno służy do przeglądania, dopisywania i kasowania danych firm będących dostawcami i klientami naszej firmy. W zależności od wybrania zakładki w tabeli widzimy dane wszystkich kontrahentów, dostawców lub odbiorców. Kontrahent może być jednocześnie dostawcą i odbiorcą, wtedy jego dane będą widoczne na każdej zakładce. Okno zobaczymy także wtedy, gdy klikniemy na przycisku Kartoteka np. w czasie wystawiania nowego dokumentu. Wtedy okno pojawi się na ekranie w trybie modalnym, to znaczy trzeba będzie je zamknąć, aby można było korzystać z innych funkcji programu.

Pasek narzędziowy okna zawiera następujące przyciski:

 wpisanie danych nowego kontrahenta,

 zmiana danych kontrahenta. Zmienione dane są dostępne przy wystawianiu nowych dokumentów. Dokumenty wystawione do tej pory, z wykorzystaniem poprzednich danych, nadal zawierają dane, na które zostały wystawione. Dzięki temu możliwe jest np. bezproblemowe wydrukowanie duplikatu faktury wystawionej dawno temu, gdy kontrahent gdzie indziej prowadził działalność, albo po prostu nazwa była wpisana inaczej, niż obecnie (nie zawierała nazwiska, a teraz zawiera, albo była wpisana w skrócie, a teraz jest w pełnym brzmieniu). Jeżeli zależy nam na tym, aby dane w zmienionej wersji pojawiły się w dokumencie już wystawionym, to należy wejść do edycji tego dokumentu i wybrać ponownie tę samą firmę. Jednocześnie wszystkie dokumenty są przypisane cały czas do tego samego kontrahenta. Dzięki temu można np. wybrać kontrahenta w oknie dokumentów sprzedaży i w ten sposób obejrzeć wszystkie faktury dla niego wystawione niezależnie od tego, czy w międzyczasie dane były zmieniane, czy nie. (Tak naprawdę, to dokument sprzedaży zawiera tylko numer kontrahenta, na podstawie którego pobierane są jego dane z kartoteki. Jak to się dzieje, że rozróżniane są poprzednie i obecne dane kontrahentów, można przeczytać w punkcie Edycja danych kontrahenta).

 kasowanie danych kontrahenta. Skasować można tylko takiego kontrahenta, którego dane nie są wykorzystywane w żadnym z dokumentów (faktura, przelew itp.),

 powielenie danych kontrahenta. W przypadku kontrahentów funkcja ta jest rzadko stosowana, bo w praktyce raczej nie zdarza się sytuacja, w której dane nowo wprowadzanej firmy są prawie identyczne z danymi już istniejącej i w związku z tym opłaca się je powielić i wprowadzić drobne zmiany. Z tej funkcji można skorzystać, gdy np. płacimy podatek dochodowy i VAT przelewem na konto urzędu skarbowego. Wtedy można wprowadzić dane urzędu z symbolem np. US-VAT i kontem bankowym VATu, a następnie powielić te dane i wpisać symbol US-PIT oraz konto podatku dochodowego. Takie podwójne występowanie urzędu na liście będzie bardzo wygodne przy wystawianiu przelewów.

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 eksport danych do Excela. Po kliknięciu na tym przycisku na ekranie pojawi się okno, w którym można określić, które dane i w jakiej kolejności kolumn są eksportowane. Aby skorzystać z tej funkcji, należy mieć zainstalowany program Microsoft Excel w dowolnej wersji od 5.0 w górę. Eksportowane są dane aktualnie wybranych kontrahentów, tzn. wszystkich, tylko odbiorców lub tylko dostawców.

 zamknięcie okna. Gdy okno pojawi się w trybie modalnym, np. w czasie wyboru kontrahenta do nowo wystawianego dokumentu, wtedy przycisk będzie miał napis Użyj. Wówczas kliknięcie na nim spowoduje zamknięcie okna i wpisanie danych wybranego kontrahenta do dokumentu.


Wpisanie nowego kontrahenta

Dane nowego kontrahenta można wpisać po kliknięciu na przycisku [image] w oknie kontrahentów lub po wybraniu pozycji Kontrahent z menu Nowy. Można też wcisnąć klawisz Insert, gdy okno kontrahentów jest aktywne. Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wpisać odpowiednie dane. Niektóre pola będą miały domyślną wartość ustaloną na podstawie opcji (Firma, Ceny). Pola Dostawca i Odbiorca będą zaznaczone stosownie do zakładki wybranej w oknie kontrahentów.

Po kliknięciu na przycisku [image] następuje dodanie nowej pozycji do bazy danych. Nie wszystkie pola muszą być wypełnione. Program sprawdza, czy wszystkie niezbędne dane zostały wpisane oraz czy w bazie danych nie ma kontrahenta o takim samym symbolu lub NIPie. Jeśli wszystko jest w porządku, okno znika z ekranu, a dane zostają dopisane. Kliknięcie na przycisku [image] powoduje dopisanie kontrahenta do bazy i wyczyszczenie wszystkich pól z danymi, dzięki czemu można przystąpić do wpisywania następnego kontrahenta. Kliknięcie na przycisku [image] oznacza rezygnację z wprowadzania danych i powoduje usunięcie okna z ekranu.


Edycja danych kontrahenta

Dane kontrahenta można poddać edycji poprzez ich wskazanie w tabeli i kliknięcie na przycisku [image]. Można też, po wybraniu danych w tabeli, wcisnąć klawisz Enter lub wykonać podwójne kliknięcie myszką na wybranej pozycji. (Uwaga: Enter lub podwójne kliknięcie powoduje wybranie danych kontrahenta do wstawienia do dokumentu lub pola, gdy okno użyte jest do wyboru kontrahenta).

W czasie edycji na ekranie widoczne będzie takie samo okno, jak przy wprowadzaniu nowych danych, ale tym razem zostanie wypełnione danymi wybranego kontrahenta. Dane można zmienić i zapisać poprzez kliknięcie na przycisku [image] lub zrezygnować z wprowadzania zmian poprzez kliknięcie na [image].

Dla dociekliwych:

Jeśli zmienimy te dane kontrahenta, które mogą być wykorzystywane w dokumentach, a więc nazwę, adres czy NIP, to program wykona następujące czynności:

•	zaznaczy w kartotece pozycję z danymi kontrahenta jako archiwalną, dzięki temu ta pozycja będzie od tej pory niewidoczna w tabeli, ale z niej będą pobierane informacje o kontrahencie wymagane we wcześniej wystawionych dokumentach,

•	do kartoteki kontrahentów dopisze nową pozycję z nowymi danymi, która od tej pory będzie reprezentować kontrahenta w tabeli i wszystkich wystawianych dokumentach.

Dzięki temu oglądając (i ewentualnie drukując) starą fakturę wystawioną dla takiego kontrahenta nadal widzimy jego poprzednie dane.

Jednocześnie wszystkie pozycje dotyczące tego samego kontrahenta (bieżąca i dowolna liczba archiwalnych)  mają nadany ten sam numer identyfikacyjny, dzięki czemu można np. wybrać wszystkie faktury jednego kontrahenta niezależnie od tego, ile razy były zmieniane jego dane.


Kasowanie danych kontrahenta

Dane kontrahenta można skasować poprzez ich wskazanie w oknie kontrahentów i kliknięcie na przycisku [image]. Można też, po wybraniu danych w tabeli, wcisnąć klawisz Delete. Na ekranie pojawi się okno prezentujące dane kontrahenta. Będzie to takie samo okno, jak w czasie edycji, tyle że tym razem nie będzie można niczego zmienić. Należy kliknąć na przycisku [image] w celu ostatecznego skasowania danych lub na przycisku [image] gdy rezygnujemy z kasowania. Program nie pozwoli na skasowanie danych, jeśli są wykorzystywane w jakimś dokumencie.


Powielenie danych kontrahenta

Jeżeli wprowadzamy nowego kontrahenta, którego dane są prawie identyczne z danymi kontrahenta, które już mamy w tabeli, to zamiast wpisywać wszystko od nowa, możemy je powielić klikając na przycisku [image].

Na ekranie zobaczymy okno takie samo, jak przy wprowadzaniu danych, ale tym razem pola będą wypełnione danymi, które powielamy. Modyfikujemy je i zapisujemy jako dane nowego kontrahenta klikając na przycisku [image].


Okno towarów i usług

Okno towarów i usług  pojawia się na ekranie po kliknięciu na przycisku Towary/Usługi w głównym oknie programu lub wybraniu pozycji Towary/Usługi z menu Kartoteki. Okno służy do przeglądania, dopisywania i kasowania danych towarów i usług. W zależności od wybranej zakładki w tabeli widzimy wszystkie pozycje lub same towary albo same usługi. W polu Grupa możemy wybrać jedną z grup towarowych zdefiniowanych w programie. Wtedy tabela prezentuje tylko pozycje z tej grupy. Wybranie gwiazdki powoduje pokazanie wszystkich pozycji niezależnie od tego, do której grupy należą. Okno zobaczymy także wtedy, gdy klikniemy na przycisku [image]  w czasie wystawiania nowego dokumentu sprzedaży. Wtedy okno pojawi się na ekranie w trybie modalnym, to znaczy trzeba będzie je zamknąć, aby można było korzystać z innych funkcji programu.

Pasek narzędziowy okna zawiera następujące przyciski:

 wpisanie danych nowego towaru lub usługi,

 zmiana danych towaru lub usługi. Zmienione dane są dostępne przy wystawianiu nowych dokumentów. Dokumenty wystawione do tej pory, z wykorzystaniem poprzednich danych, nadal zawierają dane, z którymi zostały wystawione. Dzięki temu możliwe jest np. bezproblemowe wydrukowanie duplikatu starej faktury lub wydrukowanie faktury korygującej, na której wszystkie pozycje będą miały takie same nazwy, jak na korygowanej. Jeżeli zależy nam na tym, aby dane w zmienionej wersji pojawiły się w dokumencie już wystawionym, to należy wejść do edycji tego dokumentu i wybrać ponownie ten sam towar lub usługę. Jednocześnie wszystkie towary i usługi w wystawionych dokumentach pozostają przypisane do tej samej pozycji w tabeli towarów i usług.

Nie należy nadużywać tej cechy programu. Należy pamiętać o tym, że pomimo zmiany nazwy czy symbolu dla programu jest to nadal ten sam towar. (Tak naprawdę, to pozycja opisująca fakturę wcale nie zawiera nazw towarów, a jedynie ich numery identyfikacyjne, na podstawie których nazwy są pobierane z kartoteki. Jak to się dzieje, że program potrafi jednak rozróżnić stare i nowe nazwy towarów, można przeczytać w punkcie Edycja danych towaru lub usługi).

 kasowanie danych towaru lub usługi. Skasować można tylko taką pozycję, której dane nie są wykorzystywane w żadnym z dokumentów,

 powielenie danych towaru lub usługi,

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 eksport danych do Excela. Po kliknięciu na tym przycisku na ekranie pojawi się okno, w którym można określić, które dane i w jakiej kolejności kolumn są eksportowane. Aby skorzystać z tej funkcji, należy mieć zainstalowany program Microsoft Excel w dowolnej wersji od 5.0 w górę. Eksportowane są dane aktualnie wybranych towarów i usług tzn. wszystkich, tylko towarów lub tylko dostawców. Jeżeli wybrana została grupa towarowa, to tylko pozycje z tej grupy będą eksportowane.

 zamknięcie okna. Gdy okno pojawi się w trybie modalnym, np. w czasie wyboru towaru do nowo wystawianego dokumentu, wtedy przycisk będzie miał napis Użyj. Wówczas kliknięcie na nim spowoduje zamknięcie okna i wpisanie danych wybranej pozycji do dokumentu.


Wpisanie nowego towaru lub usługi

Dane nowego towaru lub usługi można wpisać po kliknięciu na przycisku  [image] w oknie towarów i usług  lub po wybraniu pozycji Towar/Usługa z menu Dokument. Można też wcisnąć klawisz Insert, gdy aktywna jest tabela  towarów i usług. Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wpisać odpowiednie dane. Każdy towar lub usługa musi  należeć do jednej z grup. Grupę można wybrać z rozwijanej listy w polu wyboru lub z okna grup, które pojawi się po kliknięciu na przycisku [image].

Wprowadzanie cen sprzedaży przebiega w następujący sposób:

Jeśli nie wybierzemy żadnej marży, to znaczy w polu Marża 1 (Marża 2, Marża 3) widnieje symbol ------, wtedy sami możemy wpisać cenę sprzedaży. Jeśli wpiszemy cenę netto i wyjdziemy z pola, program obliczy cenę brutto. Jeśli wpiszemy cenę brutto, to po wyjściu z pola program obliczy cenę netto.

Jeśli natomiast wybierzemy jakąś marże, to program obliczy ceny sprzedaży (netto i brutto) na podstawie ceny zakupu i wybranej marży. Każdorazowa zmiana ceny zakupu powoduje wtedy automatyczną zmianę cen sprzedaży.

W praktyce możemy też postąpić w następujący sposób: wpisać cenę zakupu, wybrać marżę, a następnie usunąć marżę (wybrać -----). Wtedy obliczone przez program ceny sprzedaży zostają, ale można je zmienić.

Ceny brutto są wyliczane na podstawie wybranej stawki VAT. Zmiana stawki powoduje wyliczenie nowych cen brutto.

Uwaga 1: Jeżeli towary (lub usługi) mają wybrane marże, to znaczy, że wraz ze zmianą wartości marży (w oknie Marże) ceny sprzedaży we wszystkich towarach, w których dana marża występuje, zostaną automatycznie zmienione na nowe stosownie do nowej wartości marży.

Uwaga 2: Jeżeli w oknie Dane towarów i usług zabronimy stosowania marży, wtedy w czasie wpisywania danych marże będą niedostępne.

Po kliknięciu na przycisku [image] następuje dodanie nowej pozycji do bazy danych. Nie wszystkie pola muszą być wypełnione. Program sprawdza, czy niezbędne dane zostały wpisane oraz czy w bazie danych nie ma towaru lub usługi o takim samym symbolu lub kodzie kreskowym  Jeśli wszystko jest w porządku, okno znika z ekranu, a dane zostają dopisane. Kliknięcie na przycisku  [image] powoduje dopisanie pozycji do bazy i wyczyszczenie wszystkich pól z danymi, dzięki czemu można przystąpić do wpisywania następnego towaru lub usługi. Kliknięcie na przycisku [image] oznacza rezygnację z wprowadzania danych i powoduje usunięcie okna z ekranu.


Edycja danych towaru lub usługi

Dane towaru lub usługi można poddać edycji poprzez ich wskazanie w tabeli i kliknięcie na przycisku [image]. Można też, po wybraniu danych w tabeli, wcisnąć klawisz Enter lub wykonać podwójne kliknięcie myszką na wybranej pozycji. Uwaga: Enter lub podwójne kliknięcie powoduje wybranie pozycji do wstawienia do dokumentu, gdy okno użyte jest do wyboru przy wystawianiu dokumentu sprzedaży.

W czasie edycji na ekranie widoczne będzie takie samo okno, jak przy wprowadzaniu nowych danych, ale tym razem zostanie wypełnione danymi wybranej pozycji. Dane można zmienić i zapisać poprzez kliknięcie na przycisku [image] lub zrezygnować z wprowadzania zmian poprzez kliknięcie na [image].

Dla dociekliwych:

Jeżeli zmienimy nazwę towaru, to program wykona następujące czynności:

•	zaznaczy w kartotece pozycję z danymi towaru jako archiwalną, dzięki temu ta pozycja będzie od tej pory niewidoczna w tabeli, ale z niej będą pobierane informacje o towarze wymagane we wcześniej wystawionych dokumentach,

•	do kartoteki towarów dopisze nową pozycję, która od tej pory będzie widoczna w tabeli i wszystkich nowych dokumentach.

Dzięki temu oglądając (i ewentualnie drukując) starą fakturę nadal widzimy poprzednie dane.

Jednocześnie wszystkie pozycje dotyczące tego samego towaru (bieżąca i dowolna liczba archiwalnych)  mają nadany ten sam numer identyfikacyjny, można więc np. wybrać wszystkie faktury z tym samym towarem niezależnie od tego, ile razy w międzyczasie były zmieniane dane towaru.

Podobnie (choć jakby na odwrót) dzieje się, gdy zmieniamy nazwę towaru wstawianego do faktury. Wtedy program w tabeli towarów i usług umieszcza nową, niewidoczną dla nas pozycję, która zawiera tę właśnie zmienioną nazwę. Ta nowa pozycja ma jednak ten sam numer towaru, dzięki czemu dla programu jest to ten sam towar.


Kasowanie danych towaru lub usługi

Dane towaru lub usługi można skasować poprzez ich wskazanie w tabeli i kliknięcie na przycisku [image]. Można też, po wybraniu danych w tabeli, wcisnąć klawisz Delete. Na ekranie pojawi się okno prezentujące dane. Będzie to takie samo okno, jak w czasie edycji, tyle że tym razem nie będzie można niczego zmienić. Należy kliknąć na przycisku [image] w celu ostatecznego skasowania danych lub na przycisku [image] gdy rezygnujemy z kasowania. Program nie pozwoli na skasowanie danych, jeśli są wykorzystywane w jakimś dokumencie.


Powielenie danych towaru lub usługi

Powielenia danych możemy dokonać poprzez kliknięcie na przycisku [image] w oknie towarów i usług. Z funkcji tej korzystamy  wtedy, gdy chcemy dopisać pozycję bardzo podobną do wpisanej wcześniej. Na ekranie zobaczymy okno służące do dopisywania nowej pozycji, tyle że teraz będzie wypełnione danymi pozycji powielanej. Wprowadzamy stosowne zmiany (musimy zmienić przynajmniej symbol i kod kreskowy, jeśli nie był pusty) i klikamy na przycisku [image].


Zmiana nazwy sprzedawanego towaru

W czasie wprowadzania towaru lub usługi do faktury możemy wpisać inną nazwę (jeśli oczywiście zezwolimy na to w opcjach). Kiedy takie postępowanie ma sens? Rozważmy następujący przykład:

Firma kupuje części komputerowe i sprzedaje montowane z nich komputery. Niektórzy wystawiają klientom po prostu fakturę na wszystkie części, z jakich złożyli komputer. Klient jednak woli mieć komputer jako jedną pozycję na fakturze, ale za to, zwłaszcza w przypadku “składaków” chciałby, aby ta pozycja możliwie szczegółowo opisywała cechy komputera. Co wówczas możemy zrobić?

Wprowadzić do kartoteki towarów pozycję “Komputer”, a potem, przy każdej sprzedaży, pobierać tę pozycję i dopisywać szczegóły (procesor, ile pamięci, jaki dysk itd.). (Przy powtórnej sprzedaży takiego samego lub podobnego komputera można oczywiście powielić poprzednią fakturę, by nie wpisywać wszystkiego od nowa). Co na tym zyskujemy? Na każdej fakturze mamy szczegółowo opisany komputer, a jednocześnie wszystkie sprzedawane pozycje odnoszą się do tej samej pozycji w kartotece towarów, więc dla programu jest to ciągle “Komputer”.  Dzięki temu, ilekroć później będziemy chcieli np. odnaleźć wszystkie faktury dotyczące sprzedaży komputera, wystarczy po prostu wybrać “Komputer” na liście towarów i lista faktur gotowa.


Podział towarów i usług na grupy

Przed rozpoczęciem wpisywania towarów i usług do kartoteki trzeba się zastanowić, jak je podzielić, aby potem sprawnie i szybko wyszukiwać interesujące nas pozycje. Podział zależy od specyfiki i różnorodności towarów, jakie sprzedajemy, dlatego trudno tu coś konkretnego doradzić. Jeżeli np. prowadzimy niewielki sklep ze sprzętem domowym, to można wpisać grupy AGD, RTV, MEBLE, SZKŁO itp. Jeżeli natomiast mamy sklep meblowy, to celowy będzie podział samych mebli np. na STOŁY, KANAPY, TAPCZANY, FOTELE, KRZESŁA itp.


Okno grup towarowych

Każdy towar i usługa musi należeć do jakiejś grupy. Okno grup towarowych umożliwia prowadzenie ewidencji tych grup. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące pozycje:

 dopisanie nowej grupy,

 edycja grupy,

 kasowanie grupy. Program pozwoli skasować tylko taką grupę, której dane nie są wykorzystywane w tabeli towarów,

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 zamknięcie okna.


Dopisanie grupy towarowej

Klikamy na [image] w oknie grup. W oknie, które się pojawi, wpisujemy nazwę grupy oraz opis, w którym możemy sprecyzować, co konkretnie grupa obejmuje (tak na wszelki wypadek, żebyśmy sami potem wiedzieli, co w danej grupie umieścić).


Edycja grupy towarowej

Wskazujemy grupę w tabeli i klikamy na [image]. Możemy zmienić nazwę grupy i jej opis.


Kasowanie grupy towarowej

Wskazujemy grupę w tabeli i klikamy na [image]. Możemy skasować tylko taką grupę, która nie jest używana w towarach i usługach.


Okno dokumentów sprzedaży

Okno to służy do przeglądania i wystawiania faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, faktur proforma i zamówień. Umożliwia także dokonywanie płatności za wskazane pozycje. Pola Data od i Data do umożliwiają wprowadzenie początkowej i końcowej daty okresu, z którego dokumenty chcemy oglądać. Jeżeli w polu Klient jest gwiazdka, to widzimy dokumenty wystawione dla wszystkich klientów. Jeśli w pole Klient wpiszemy symbol klienta (albo wybierzemy klienta po kliknięciu na przycisku [image]), to zobaczymy dokumenty wystawione tylko dla tego klienta. Możemy także ograniczyć prezentację dokumentów do tych, za które jeszcze nie zapłacono w całości. Wystarczy w tym celu zaznaczyć pole Tylko niezapłacone.

Kliknięcie na odpowiedniej zakładce (Wszystkie, Faktury, Korekty ...) powoduje pokazanie takich właśnie dokumentów.

Jeśli w opcjach zaznaczono, że firma wystawia tylko rachunki, to wtedy w oknie zobaczymy jedną zakładkę właśnie z rachunkami.

Przyciski w pasku narzędziowym okna pełnią następujące funkcje:

 wystawienie nowego dokumentu. Rodzaj dokumentu program ustali stosownie do wybranej zakładki. Jeżeli wybrano zakładkę Wszystkie, wtedy domyślnie wystawiana jest faktura VAT.

 edycję dokumentu,

 kasowanie dokumentu. Nie każdy dokument może być skasowany. Program nie pozwoli na usunięcie  faktury z płatnościami oraz takiej, do której wystawiono fakturę korygującą.

 powielenie dokumentu. Funkcja jest bardzo przydatna wtedy, gdy sprzedajemy ten sam lub podobny zestaw towarów wielu klientom oraz wtedy, gdy mamy klienta często kupującego te same towary. Możemy wtedy powielić starą fakturę (wprowadzając przy tym ewentualne zmiany) nie tracąc czasu na wpisywanie wszystkiego od nowa.

 wystawienie faktury na podstawie zamówienia lub faktury proforma. Przycisk jest aktywny tylko wtedy, gdy w tabeli wybierzemy fakturę proforma lub zamówienie.

 wystawienie faktury korygującej do faktury wskazanej w tabeli. Przycisk jest aktywny tylko wtedy, gdy w tabeli wybierzemy fakturę VAT do której nie wystawiono jeszcze faktury korygującej.

 przejście do faktury korygującej. Przycisk jest aktywny wtedy, gdy w tabeli wybierzemy fakturę VAT, do której wystawiono fakturę korygującą. Kliknięcie na tym przycisku spowoduje znalezienie w tabeli faktury korygującej.

 przejście do faktury korygowanej. Przycisk jest aktywny wtedy, gdy w tabeli wybierzemy fakturę korygującą. Kliknięcie na przycisku spowoduje wtedy odszukanie w tabeli faktury korygowanej.

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 pokazanie w oknie tylko tabeli zawierającej nagłówki dokumentów,

 pokazanie tabeli z nagłówkami dokumentów, a pod spodem tabeli zawierającej pozycje wybranego dokumentu,

 pokazanie tabeli z nagłówkami dokumentów, a pod spodem tabeli zawierającej płatności za wybrany dokument. Tabela ta zawiera dane dokumentów kasowych i bankowych dotyczących wybranej pozycji.

 zapłata za fakturę lub rachunek. Przycisk jest aktywny, gdy wybrano fakturę VAT, fakturę korygującą lub rachunek, które figurują w tabeli jako niezapłacone.

 zapłata za wiele dokumentów naraz. Przycisk jest aktywny tylko wtedy, gdy w tabeli wybrano same niezapłacone dokumenty konkretnego klienta. W polu Klient musi być wpisany symbol klienta, a pole Tylko niezapłacone powinno być zaznaczone.

 drukowanie dokumentu,

 eksport danych do Excela. Po kliknięciu na tym przycisku na ekranie pojawi się okno, w którym można określić, które dane i w jakiej kolejności kolumn są eksportowane. Aby skorzystać z tej funkcji, należy mieć zainstalowany program Microsoft Excel w dowolnej wersji od 5.0 w górę. Eksportowane są dokumenty aktualnie wybrane w oknie, np. jeżeli wybierzemy tylko niezapłacone faktury jednego klienta, to tylko one będą wyeksportowane.

 zamknięcie okna.

Gdy w oknie widoczna jest tabela płatności, wtedy obok niej znajduje się przycisk [image]. Kliknięcie na nim powoduje przejście do okna Kasa lub Bank i odnalezienie dokumentu wskazanego w tabeli płatności. Przycisk jest nieaktywny, gdy tabela płatności jest pusta.


Wystawianie faktury VAT

Fakturę VAT możemy wystawić klikając na przycisku [image] w oknie dokumentów sprzedaży (gdy aktywna jest zakładka Wszystkie lub Faktury) lub wybierając pozycję Faktura VAT z menu Dokument. Można też wcisnąć przycisk Insert, gdy aktywne jest okno dokumentów sprzedaży. Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wpisać:

Dane nabywcy. W tym celu należy wpisać jego symbol lub kliknąć na przycisku [image] i wybrać klienta z listy. W praktyce często będziemy wystawiać fakturę klientowi, którego jeszcze nie mamy w naszej bazie danych. Wtedy klikamy na przycisku [image], dopisujemy nowego kontrahenta, po czym od razu go wybieramy. Każdy klient ma wpisany rabat oraz poziom cen. Te dane zostaną również pobrane i wstawione do odpowiednich pól.

Dane takie jak:

- data sprzedaży,

- data wystawienia,

- rabat - możemy wpisać inny, niż przypisany do klienta,

- forma płatności - wybieramy jedną z propozycji programu, jeśli

  wybierzemy przelew 7 lub 14 dni, program sam wyliczy termin

  i datę płatności,

- termin i data płatności - wpisanie terminu powoduje automatyczne

  obliczenie daty i na odwrót,

- poziom cen - gdy wstawiamy pozycję do faktury, program wybiera

  jedną z trzech cen, jakie może mieć każdy towar lub usługa,

- rodzaj faktury: liczona od cen netto lub brutto,

- informacja, czy program drukując fakturę ma drukować termin

  i datę płatności (czasami jest to przydatna opcja),

- informacja, czy program ma drukować miesiąc i rok sprzedaży

  zamiast pełnej daty,

- informacja, czy sprzedaż, której dotyczy faktura, była wcześniej

  przeprowadzona przez kasę fiskalną (informacja ta umożliwia

  pominięcie takich faktur przy obliczaniu należnego VATu, gdyż

  został on  już uwzględniony w paragonie). Następne wersje

  programu będą uwzględniać tę informację przy sporządzaniu

  rejestru sprzedaży.

Dane sprzedawanych towarów i usług.

Sprzedawane pozycje wpisujemy do tabeli zajmującej centralną część okna na zakładce Pozycje. Możemy to zrobić na dwa sposoby:

•	Kliknąć na przycisku [image], lub wcisnąć klawisz Insert, gdy aktywna jest tabela, po czym wybrać pozycję z okna towarów i usług. Na ekranie pojawi się wtedy okno Nowa pozycja na fakturze, w którym, w razie potrzeby, wprowadzamy nazwę, ilość i cenę jednostkową. Potem klikamy na [image] i nowa pozycja pojawia się w tabeli.

•	Wpisać symbol towaru lub usługi w polu Dopisz i wcisnąć Enter. Spowoduje to wstawienie do tabeli nowej pozycji. Zamiast symbolu możemy wpisać kod kreskowy. Funkcja ta umożliwia skorzystanie ze skanera kodów kreskowych podłączanego między klawiaturę i komputer. Gdy program rozpozna symbol lub kod, to usłyszymy krótki sygnał dźwiękowy z głośnika komputera. Gdy program nie rozpozna kodu ani symbolu to tym razem usłyszymy też krótki sygnał dźwiękowy, ale brzmiący raczej ponuro. W tabeli pojawia się zawsze jedna sztuka towaru lub usługi. Inną ilość możemy wpisać w bardzo prosty sposób: jeżeli po wprowadzeniu nowej pozycji wpiszemy w pole Dopisz liczbę nie większą niż 1000 i wciśniemy Enter, to program uzna to za ilość i zmodyfikuje ostatnią pozycję w tabeli. Tekst, który nie jest liczbą, będzie uznany za symbol następnej pozycji, a liczba większa od 1000 za kod kreskowy nowej pozycji. Dla przykładu wpisanie jednej łopaty, trzech grabi, i jednej motyki może wyglądać następująco: łopata, Enter, grabie, Enter, 3, Enter, motyka, Enter.

Dowolną pozycję z tabeli możemy zmienić ustawiając się na niej i klikając na przycisku [image], poprzez podwójne kliknięcie lub wciskając klawisz Enter. Usunięcia pozycji dokonujemy klikając na [image] lub wciskając klawisz Delete.

Imię i nazwisko odbiorcy faktury. Oprócz informacji dla nas, kto fakturę odebrał, ma to jeszcze inne znaczenie - dane te pojawią się na wydruku (jeśli zażyczymy sobie tego w opcjach), dzięki czemu nie będziemy musieli zabiegać o czytelny podpis, który czasem trudno wymusić na niesfornych klientach.

W każdej chwili możemy zmienić fakturę netto na brutto lub brutto na netto. Za każdym razem program wykona potrzebne obliczenia. Zmiana wartości w polu Rabat również powoduje przeliczenie całej faktury poprzedzone pytaniem o zgodę. Natomiast zmiana w polu Poziom cen nie powoduje zmiany pozycji już wprowadzonych do faktury, lecz jest informacją dla programu, które ceny wybierać, gdy będziemy dopisywać następne pozycje.

UWAGA:

Z powodu zaokrągleń wartości faktury netto i brutto mogą się różnić (zwłaszcza, gdy sprzedajemy większe ilości towarów po groszowych cenach). Fakturę brutto należy stosować w zasadzie tylko wtedy, gdy wystawiamy ją na towary dostępne np. w sklepie po cenie brutto i “przepuszczane” przez kasę fiskalną. Wtedy, gdy klient po otrzymaniu paragonu, zażyczy sobie wystawienia faktury, nie będzie problemu z różnymi cenami na fakturze i paragonie. Zobacz Faktura netto i brutto.

Każda faktura ma nadawany kolejny numer zgodnie ze wzorcem wpisanym w oknie Numeracja. W wersji sieciowej numer ten jest ustalany dopiero w chwili zapisywania nowej faktury do bazy danych. Jest to konsekwencją tego, że w programie sieciowym w sytuacji, gdy kilku użytkowników w tym samym czasie wystawia faktury nie można na czas wystawiania “zaklepać” sobie jakiegoś numeru, bo w praktyce zdarza się, że ktoś inny za chwilę wystawi następną fakturę, a nasz klient się rozmyśli i zostaniemy z dziurą w numeracji. Nadawanie numeru dopiero w momencie zapisu faktury gwarantuje zachowanie ciągłości numeracji. Jeżeli z jakichś powodów musimy wystawić fakturę z konkretnym, wpisanym przez nas numerem, to można zapisać fakturę, a następnie poddać ją edycji. Wtedy pole z numerem będzie dostępne i możemy wpisać tam cokolwiek. Można też, przed wystawieniem, w oknie Numeracja wpisać inny numer najbliższej faktury. W wersji jednostanowiskowej natomiast numer nowego dokumentu jest widoczny już na etapie wystawiania. W razie potrzeby można go zmienić pamiętając, że program, wystawiając następne dokumenty,  będzie konsekwentnie trzymał się “swojej” numeracji zgodnie z danymi w oknie Numeracja.

Wystawianie faktury kończymy klikając na przycisku [image]. Program sprawdzi, czy wszystkie niezbędne dane zostały wpisane. Jeśli coś będzie nie tak, zostaniemy o tym poinformowani. Jeśli wszystko będzie w porządku, faktura zostanie zapisana, a na ekranie pojawi się okno drukowania dokumentu sprzedaży. Po wysłaniu faktury na drukarkę zobaczymy na ekranie okno zapłaty za dokument (jeśli jego pojawienie się jest wybrane w opcjach). Rezygnacja z wystawiania faktury jest możliwa poprzez kliknięcie na przycisku [image].

UWAGA:

Program nie pozwoli na wystawienie faktury z datą wcześniejszą, niż data ostatniej faktury w tabeli. W praktyce zdarzają się czasem różne nietypowe sytuacje, w których trzeba coś takiego zrobić. Możemy poradzić sobie w następujący sposób: Wystawić fakturę “normalnie”, tzn. z datą taką, na jaką pozwala program, a potem po prostu ją przeedytować. W czasie edycji można wpisać dowolne daty i numery kolejne. Ta sama uwaga dotyczy także innych dokumentów sprzedaży.


Wystawianie rachunku

Rachunek możemy wystawić klikając na przycisku  [image] w oknie dokumentów sprzedaży (gdy aktywna jest zakładka Rachunki) lub wybierając pozycję Rachunek z menu Dokument. Można też wcisnąć przycisk Insert, gdy aktywne jest okno dokumentów sprzedaży. Na ekranie pojawi się takie samo okno, jak przy wystawianiu faktury VAT. Tym razem jednak brak będzie danych typowych dla faktury, a więc informacji, czy wystawić fakturę netto czy brutto oraz czy wystawiono paragon. Nie będzie również zakładki z podziałem kwoty do zapłaty na stawki VAT.

Towary i usługi są wstawiane do rachunku zawsze w cenie netto.

Zobacz też Wystawianie faktury VAT.


Wystawianie faktury proforma

Fakturę proforma możemy wystawić klikając na przycisku  [image] w oknie dokumentów sprzedaży (gdy aktywna jest zakładka Faktury proforma) lub wybierając pozycję Faktura proforma z menu Dokument. Można też wcisnąć przycisk Insert, gdy aktywne jest okno dokumentów sprzedaży. Na ekranie pojawi się takie samo okno, jak przy wystawianiu faktury VAT. Po wystawieniu faktura proforma może być użyta jako wzorzec służący do wystawienia nowej faktury.

Faktury proforma mają własną, oddzielną numerację.

Zobacz też Wystawianie faktury VAT.


Wystawianie faktury korygującej

Przed przystąpieniem do wystawiania faktury korygującej musimy wybrać w oknie dokumentów sprzedaży fakturę VAT, którą chcemy korygować. Następnie klikamy na przycisku [image]. Na ekranie zobaczymy okno wyglądające podobnie jak przy wystawianiu faktury. Dane nabywcy i sposób liczenia VATu będą takie same jak na fakturze korygowanej i nie będzie można ich zmienić. Centralna część okna będzie zawierała trzy zakładki: Przed korektą, Po korekcie i Korekta wg stawek VAT. Zakładka Przed korektą prezentuje pozycje faktury korygowanej. Nie można ich zmienić. Zakładka Po korekcie zawiera początkowo takie same dane, ale umożliwia wprowadzanie zmian. Zakładka Korekta wg stawek VAT umożliwia w każdej chwili sprawdzenie, jak rozkłada się korekta na poszczególne stawki. W dolnej części okna musimy wybrać z listy lub wpisać powód korekty. Pozostałe pola wypełnia się jak przy wystawianiu faktury VAT.

Faktury korygujące mają własną, oddzielną numerację.

Zobacz też Wystawianie faktury VAT.


Wystawianie zamówienia

Zamówienie możemy wystawić klikając na przycisku  [image] w oknie dokumentów sprzedaży (gdy aktywna jest zakładka Zamówienia) lub wybierając pozycję Zamówienie z menu Dokument. Można też wcisnąć przycisk Insert, gdy aktywne jest okno dokumentów sprzedaży. Na ekranie pojawi się takie samo okno, jak przy wystawianiu faktury VAT. Po wystawieniu zamówienie może być w dowolnym momencie użyte jako wzorzec służący do wystawienia nowej faktury.

Zamówienia mają własną, oddzielną numerację.

Zobacz też Wystawianie faktury VAT.


Wystawianie faktury VAT na podstawie faktury proforma lub zamówienia

Jeżeli chcemy to zrobić, wskazujemy zamówienie lub fakturę proforma i klikamy na przycisku [image] w oknie dokumentów sprzedaży. Na ekranie pojawi się okno takie samo, jak przy wystawianiu nowej faktury, ale tym razem będzie wypełnione danymi ze wskazanego dokumentu (z wyjątkiem dat, które będą aktualne). Możemy te dane zmienić w razie potrzeby i zapisać jako nową fakturę.

Zobacz też Wystawianie faktury VAT.


Powielenie dokumentu sprzedaży

Powielenie dokumentu sprzedaży jest bardzo wygodne wtedy, gdy sprzedajemy ten sam lub bardzo podobny zestaw towarów i usług różnym klientom. Przydaje się też wtedy, gdy przychodzi klient i mówi “ten sam zestaw, co poprzednio”. Wtedy wskazujemy odpowiedni dokument w tabeli i klikamy na przycisku [image]. Na ekranie zobaczymy okno służące do wystawiania nowego dokumentu, ale tym razem będzie ono wypełnione danymi z dokumentu wskazanego (z wyjątkiem dat - te będą aktualne). Wprowadzamy ewentualne zmiany i zapisujemy nowy dokument.


Edycja dokumentu sprzedaży

Edycja jest możliwa po wskazaniu dokumentu w tabeli i kliknięciu na przycisku [image]. Na ekranie pojawi się okno takie samo jak przy wystawianiu nowego dokumentu, ale tym razem będzie wypełnione danymi dokumentu poddawanego edycji. Wprowadzamy potrzebne zmiany i klikamy na [image] w celu ich zapisania lub [image], gdy rezygnujemy z wprowadzania zmian. Na edycję niektórych dokumentów program nakłada pewne ograniczenia. Nie można zmienić wartości dokumentu, który jest powiązany z dokumentem zapłaty.


Kasowanie dokumentu sprzedaży

Kasowanie jest możliwe po wskazaniu dokumentu w tabeli i kliknięciu na przycisku [image]. Na ekranie pojawi się okno takie samo, jak przy edycji dokumentu, ale teraz nie będzie można niczego zmienić, lecz jedynie ostatecznie skasować dokument lub zrezygnować z kasowania. Program nie pozwoli na skasowanie dokumentu z płatnościami oraz faktury, do której wystawiono korektę.


Okno nowej pozycji na fakturze

Okno pojawia się wtedy gdy dopisujemy nową pozycję do każdego dokumentu sprzedaży oraz wtedy, gdy już wpisaną pozycję poddajemy edycji. W oknie tym możemy wpisać ilość towaru oraz jego nazwę, cenę jednostkową lub wartość (jeżeli pozwalają na to opcje). W razie potrzeby można też odszukać towar lub usługę w kartotece. Każda pozycja na fakturze może mieć indywidualnie ustalony rabat, pozwala na to pole o nazwie z rabatem.


Zapłata za dokument sprzedaży

Jeżeli wskażemy fakturę (lub rachunek), która nie została jeszcze w całości zapłacona, będziemy mogli kliknąć na przycisku [image], który wtedy będzie aktywny. Na ekranie pojawi się okno, w którym zobaczymy dane dokumentu sprzedaży.

W oknie tym musimy wybrać rodzaj wpłaty:

do kasy firmy - program wystawi dokument KP,

poprzez bank - wtedy w polu Dokument należy wpisać numer wyciągu bankowego z informacją o wpłacie, a program dopisze nową pozycję do kartoteki operacji bankowych,

poza ewidencją gdy chcemy, aby w danych faktury pojawiła się odpowiednia kwota w polu Zapłacono, ale nie został przy tym wystawiony żaden dokument.

Program proponuje kwotę wpłaty taką, aby faktura została zapłacona w całości. Kwota ta jest różnicą wartości faktury i dotychczasowych wpłat. Gdy wpiszemy inną kwotę i wciśniemy Enter, wtedy program wyliczy resztę do wydania lub kwotę, którą należy dopłacić.

Proponowany przez program tytuł wpłaty możemy zmienić na inny.

Data i czas, które widzimy w oknie pochodzą z komputera, na którym działa serwer bazy danych (w wersji jednostanowiskowej jest to po prostu komputer, na którym działa nasz program) i zostaną wstawione do dokumentu kasowego lub bankowego. Możemy wpisać inną datę i czas, ale musimy pamiętać o związanych z tym ograniczeniach - nie można zapisać dokumentu kasowego lub bankowego z datą wcześniejszą, niż ostatni.

Dokument nie musi być zapłacony w całości. Do jednej faktury lub rachunku można dokonać wielu wpłat.


Zapłata za kilka dokumentów

Funkcja ta umożliwia przyjęcie wpłaty za kilka dokumentów sprzedaży wystawionych jednemu klientowi. Aby z niej skorzystać należy wpisać symbol klienta w polu Klient (lub wybrać klienta z listy po kliknięciu na [image]) oraz zaznaczyć pole Tylko niezapłacone i oczywiście wybrać odpowiednią zakładkę (najlepiej Wszystkie). Wtedy, jeśli znajdzie się choć jeden dokument spełniający podane warunki, po kliknięciu na przycisku [image] zobaczymy okno zapłaty za kilka dokumentów (oczywiście sens dokonywania zbiorowej wpłaty za jeden dokument jest raczej wątpliwy). Górna część okna zawiera dwie tabele. Lewa zawiera  wszystkie wybrane dokumenty, zaś prawa jest pusta. Klikając na [image] przenosimy dokumenty do prawej tabeli i w ten sposób wybieramy dokumenty do zapłaty. Klikając na [image] możemy przenieść dokument z powrotem do lewej tabeli. Dolna część okna wygląda tak samo, jak w przypadku zapłaty za jeden dokument i w analogiczny sposób ją wypełniamy.

Jeżeli wpiszemy kwotę mniejszą, niż suma wartości dokumentów, to program potraktuje to jako zapłatę za dokumenty w takiej kolejności, w jakiej występują w prawej tabeli. Może wtedy zaistnieć sytuacja, że np. dwa z trzech dokumentów zostaną zapłacone w całości, a trzeci tylko częściowo.


Okno przelewów

Okno to służy do przeglądania i wystawiania przelewów i wpłat gotówkowych (w tym przelewy i wpłaty ZUS). Pola Data od i Data do umożliwiają wprowadzenie początkowej i końcowej daty okresu, z którego dokumenty chcemy oglądać. Jeżeli w polu Wierzyciel jest gwiazdka, to widzimy dokumenty wystawione dla wszystkich wierzycieli. Jeśli w pole Wierzyciel wpiszemy symbol klienta (albo wybierzemy klienta po kliknięciu na przycisku [image]), to zobaczymy dokumenty wystawione tylko dla tego klienta. Kliknięcie na odpowiedniej zakładce (Wszystkie, Przelewy, Wpłaty, ZUS) powoduje pokazanie takich właśnie dokumentów.

Przyciski w pasku narzędziowym okna pełnią następujące funkcje:

 wystawienie nowego dokumentu. Rodzaj dokumentu program ustali stosownie do wybranej zakładki. Jeżeli wybrano zakładkę Wszystkie, wtedy domyślnie wystawiany jest przelew.

 edycję dokumentu,

 kasowanie dokumentu,

 powielenie dokumentu, czyli wystawienie nowego przelewu lub wpłaty na podstawie danych zawartych w już istniejącym,

 utworzenie dokumentu poza ewidencją (taki dokument nie jest związany z żadnym wierzycielem, możemy podać dowolne dane, a także wydrukować pusty blankiet). Funkcja przydaje się wtedy, gdy mamy jakąś płatność nie związaną z firmą, wtedy wpisujemy dane i drukujemy gotowy blankiet do zapłaty w banku lub na poczcie,

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 utworzenie zbiorówki,

 drukowanie dokumentu,

 zamknięcie okna.


Wystawienie przelewu

Przelew możemy wystawić klikając na przycisku [image] w oknie przelewów (gdy aktywna jest zakładka Wszystkie lub Przelewy). Można też wybrać pozycję Przelew z menu Dokument. Po lewej stronie okna, które się pojawi, zobaczymy dane naszej firmy. W ich miejsce nie można wpisać innych. Jeśli chcemy wystawić przelew z innymi danymi wystawcy, należy skorzystać z możliwości wystawienia przelewu poza ewidencją.

Po prawej stronie okna wybieramy wierzyciela. Podobnie, jak przy wystawianiu dokumentu sprzedaży wpisujemy symbol lub wybieramy firmę z kartoteki. Następnie wpisujemy tytuł przelewu i datę. Możemy też zdecydować, czy chcemy blankiet przelewu, czy wpłaty.


Wystawianie wpłaty na konto

Wpłatę możemy wystawić klikając na przycisku [image] w oknie przelewów (gdy aktywna jest zakładka Wpłaty). Można też wybrać pozycję Wpłata na rachunek z menu Dokumenty. Na ekranie zobaczymy identyczne okno, jak przy wystawianiu przelewu. Jedyna różnica to zaznaczenie pola Wpłata gotówkowa zamiast Przelew (co zresztą możemy zmienić). W przypadku wpłaty nie musimy wypełniać pola Tytuł. Wtedy wydrukowany blankiet nie będzie tej informacji zawierał. Jeśli jednak wpiszemy coś w pole Tytuł, to na blankiecie ta informacja się pojawi.


Wystawianie przelewu/wpłaty ZUS

Klikamy na przycisku [image] w oknie przelewów (gdy aktywna jest zakładka ZUS) lub wybieramy pozycję Przelew/wpłata ZUS z menu Dokument. W oknie, które zobaczymy, wypełniamy pola danymi potrzebnymi do wydrukowania blankietu wg wzoru ZUS. Jeżeli w kartotece płatników jest tylko jedna pozycja, wtedy lewa część okna zostanie wypełniona przez program. Większa liczba płatników powoduje konieczność wybrania jednego z nich przez nas. Jeśli wpłacamy kwotę 1000zł i większą, to jest to możliwe tylko w postaci przelewu, gdyż jeśli wybierzemy wpłatę gotówkową, to zapis słowny kwoty się nie zmieści (tak to już ktoś wymyślił projektując blankiet).


Przelew/wpłata poza ewidencją

Klikamy na przycisku [image] w oknie przelewów. Jeśli aktywna jest zakładka Wszystkie, Przelewy lub Wpłaty, to będzie można wystawić przelew lub wpłatę gotówkową. Jeśli aktywna jest zakładka ZUS, wtedy wystawiamy przelew/wpłatę ZUS. W oknie, które się pojawi, możemy wpisać dowolne dane we wszystkie pola. Okno będzie zawierało przycisk [image] służący do kasowania zawartości pól.


Wystawianie zbiorówki

Zbiorówkę, czyli zbiorcze polecenie przelewu, wystawiamy po kliknięciu na przycisku [image] w oknie przelewów. Prawą część okna zajmie wówczas tabela, do której wstawiamy pozycje wybrane w lewej części okna. Dostępne będą wtedy przyciski:

 dodaje do zbiorówki wszystkie przelewy z lewej tabeli,

 dodaje jeden wskazany przelew,

 usuwa przelew wskazany w prawej tabeli,

 usuwa wszystkie przelewy.

Podgląd wydruku zbiorówki jest możliwy po kliknięciu na [image]. Kliknięcie na [image] powoduje wydrukowanie zbiorówki.

Przycisk [image] umożliwia zmianę ustawień drukarki.


Edycja przelewu i wpłaty

Edycji dokonujemy wskazując odpowiedni dokument w oknie i klikając na przycisku [image].


Kasowanie przelewu i wpłaty

Kasowania dokonujemy wskazując odpowiedni dokument w oknie i klikając na przycisku [image].


Okno kasy

Okno umożliwia przeglądanie i wystawianie dokumentów kasowych - KP (kasa przyjmie), KW (kasa wyda) i stanu początkowego. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące pozycje:

 wystawienie nowego dokumentu,

 edycja dokumentu,

 kasowanie dokumentu. Skasować można tylko ostatni zapis.

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 pokazanie tylko tabeli dokumentów kasowych,

 pokazanie tabeli dokumentów kasowych, a pod spodem tabeli dokumentów sprzedaży z nimi związanych,

 drukowanie dokumentu,

 zamknięcie okna.

Pola Data od i Data do umożliwiają wprowadzenie początkowej i końcowej daty okresu, z którego dokumenty chcemy oglądać. Jeżeli w polu Klient jest gwiazdka, to widzimy dokumenty wystawione dla wszystkich klientów. Jeśli w pole Klient wpiszemy symbol klienta (albo wybierzemy klienta po kliknięciu na przycisku [image]), to zobaczymy dokumenty wystawione tylko dla tego klienta. Kliknięcie na odpowiedniej zakładce (Wszystkie, ...) powoduje pokazanie takich właśnie dokumentów.

Obok tabeli dokumentów sprzedaży jest przycisk [image]. Kliknięcie na nim powoduje przejście do okna dokumentów sprzedaży i odszukanie w nim wskazanego dokumentu.


Wystawienie dokumentu kasowego

Dokument kasowy wystawiamy klikając na przycisku [image] w oknie Kasa lub wybierając pozycję KP albo KW w menu Dokument. Zobaczymy okno, w którym wprowadzamy dane kontrahenta, kwotę i tytuł operacji. Możemy też wybrać rodzaj dokumentu. Domyślnie program proponuje rodzaj zależnie od aktywnej zakładki w oknie Kasa. Data i czas dokumentu zostaną ustalone w chwili wpisu do bazy danych. Dane, które widzimy w oknie, pochodzą z komputera, na którym działa serwer bazy danych (w wersji jednostanowiskowej jest to po prostu komputer, na którym działa nasz program). W razie konieczności możemy wpisać inne wartości.

UWAGA:

Jeśli wystawiamy dokument, który dotyczy wystawionej przez nas faktury, to oczywiście można ten dokument dopisać w oknie Kasa, ale znacznie lepiej będzie, jeśli odszukamy fakturę w oknie dokumentów sprzedaży, a następnie wprowadzimy płatność poprzez kliknięcie na [image] (zapłata za dokument). Wtedy w tabeli operacji kasowych również pojawi się nowa pozycja, ale teraz będzie powiązana z dokumentem sprzedaży, którego dotyczy.


Edycja dokumentu kasowego

Wskazujemy dokument w oknie Kasa i klikamy na [image]. Będzie można zmienić dane kontrahenta i tytuł wpłaty.


Kasowanie dokumentu kasowego

Wskazujemy dokument w oknie Kasa i klikamy na [image]. Można skasować tylko ostatni dokument.


Okno dokumentów bankowych

Okno umożliwia przeglądanie i dopisywanie  dokumentów bankowych - przychód, rozchód i stan początkowy. Mówiąc prościej - w oknie tym możemy prowadzić ewidencję wyciągów przesyłanych nam przez bank. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące pozycje:

 dopisanie nowego dokumentu,

 edycja dokumentu,

 kasowanie dokumentu. Skasować można tylko ostatni zapis.

 przejście do pierwszej pozycji w tabeli,

 przejście do poprzedniej pozycji w tabeli,

 przejście do następnej pozycji w tabeli,

 przejście do ostatniej pozycji w tabeli,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 pokazanie tylko tabeli dokumentów bankowych,

 pokazanie tabeli dokumentów bankowych, a pod spodem tabeli dokumentów sprzedaży z nimi związanych,

 drukowanie dokumentu,

 zamknięcie okna.

Pola Data od i Data do umożliwiają wprowadzenie początkowej i końcowej daty okresu, z którego dokumenty chcemy oglądać. Jeżeli w polu Klient jest gwiazdka, to widzimy dokumenty dotyczące wszystkich klientów. Jeśli w pole Klient wpiszemy symbol klienta (albo wybierzemy klienta po kliknięciu na przycisku [image]), to zobaczymy dokumenty dotyczące tylko tego klienta. Kliknięcie na odpowiedniej zakładce (Wszystkie, ...) powoduje pokazanie takich właśnie dokumentów.

Obok tabeli dokumentów sprzedaży jest przycisk [image]. Kliknięcie na nim powoduje przejście do okna dokumentów sprzedaży i odszukanie w nim wskazanego dokumentu.


Dopisanie dokumentu bankowego

Dokument bankowy dopisujemy klikając na przycisku [image] w oknie Bank. Zobaczymy okno, w którym wprowadzamy dane kontrahenta, kwotę i tytuł operacji. W polu Nr dokumentu wpisujemy numer wyciągu bankowego. Możemy też wybrać rodzaj dokumentu. Domyślnie program proponuje rodzaj zależnie od aktywnej zakładki w oknie Bank. Data i czas dokumentu zostaną ustalone w chwili wpisu do bazy danych. Dane, które widzimy w oknie, pochodzą z komputera, na którym działa serwer bazy danych (w wersji jednostanowiskowej z komputera, na którym działa program. W razie konieczności możemy wpisać inne wartości.

Przykład:

Otrzymaliśmy wyciąg z wpisanymi kilkoma operacjami. Dla każdej operacji tworzymy nowy dokument bankowy, wpisując kwotę i tytuł tej operacji, oraz, jako numer dokumentu, numer wyciągu. Dla każdej z tych operacji numer dokumentu będzie więc taki sam.

UWAGA:

Jeśli wpisujemy przelew, który wpłynął na nasze konto i dotyczy wystawionej przez nas faktury, to oczywiście można ten przelew dopisać w oknie Bank, ale znacznie lepiej będzie, jeśli odszukamy fakturę w oknie dokumentów sprzedaży, a następnie wprowadzimy płatność poprzez kliknięcie na [image] (zapłata za dokument). Wtedy w tabeli operacji bankowych również pojawi się nowa pozycja, ale teraz będzie powiązana z dokumentem sprzedaży, którego dotyczy.


Edycja dokumentu bankowego

Wskazujemy dokument w oknie Bank i klikamy na [image]. Będzie można zmienić dane kontrahenta, numer dokumentu i tytuł wpłaty.


Kasowanie dokumentu bankowego

Wskazujemy dokument w oknie Bank i klikamy na [image]. Można skasować tylko ostatni dokument.


Stosowanie marży

W działalności wielu firm bardzo wygodne jest stosowanie marży. Inni natomiast nie chcą wiązać ceny sprzedaży z ceną zakupu, gdyż wynika to np. ze specyfiki firmy. Z tego powodu program posiada opcję umożliwiającą wybór, czy chcemy korzystać z marży, czy nie. Jeśli opcja jest włączona (w oknie Dane towarów i usług), to program automatycznie wylicza ceny sprzedaży towarów na podstawie cen zakupu i przypisanych towarowi marży. W oknie towarów i usług oraz oknie wpisywania/edycji danych towaru lub usługi są wtedy widoczne pola służące do wpisywania marży.


Okno marży

Okno umożliwia przeglądanie, dopisywanie i edycję marży. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące przyciski:

 dopisanie nowej marży,

 edycja marży,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej).

 zamknięcie okna.

Raz wpisanej marży nie można skasować, nie mnóżmy więc marży niepotrzebnie. Wystarczy kilka, o nazwach np. Detal, Hurt 1, Hurt 2. Każda marża może być zaznaczona jako nieaktywna, wtedy nie będzie jej na liście wyboru przy wpisywaniu nowego towaru lub usługi.


Dopisanie marży

Klikamy na przycisku [image] w oknie marży, a następnie wpisujemy nazwę marży, wartość w procentach oraz decydujemy, czy marża ma być aktywna, to znaczy proponowana przez program do wyboru przy wpisywaniu nowego towaru lub usługi. Wartość procentowa marży oznacza, o ile cena sprzedaży jest większa od ceny zakupu. Np. dla ceny zakupu 100zł i marży 25% cena sprzedaży wyniesie 125zł.


Edycja marży

klikamy na przycisku [image] w oknie marży, a następnie wprowadzamy zmiany. Jeśli zmienimy wartość marży, będzie ona natychmiast uwzględniona we wszystkich towarach i usługach, które z tej marży korzystają.


Okno stawek VAT

Okno umożliwia przeglądanie, dopisywanie i edycję stawek VAT. Na początku okno zawiera cztery stawki: 22%, 7%, 0% i ZW. Pasek narzędziowy okna umożliwia:

 dopisanie nowej stawki,

 edycję stawki,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej).

 zamknięcie okna.

Nie można usunąć raz wpisanej stawki. Nie dopisujmy więc stawek bez potrzeby. Jeśli nasza firma nie korzysta z którejś stawki,  możemy ją zaznaczyć jako nieaktywną. Wtedy stawka nie będzie proponowana przy wpisywaniu danych nowego towaru lub usługi.

Każda stawka ma pole o nazwie SWW/KU. W przypadku stawek obniżonych dane te powinny pojawić się na fakturze. Jeżeli z obniżoną stawką sprzedajemy towary posiadające jeden wspólny symbol SWW lub KU, to zamiast wpisywać go do każdego towaru z osobna, możemy wpisać tylko do stawki. Program postępuje w następujący sposób: jeżeli towar ma wpisany symbol SWW/KU, to na fakturze zostaje umieszczony symbol wzięty z kartoteki towarów. Jeśli pole SWW/KU jest puste, to na fakturze znajdzie się symbol SWW/KU ze stawki. Jeżeli i to pole będzie puste, wtedy oczywiście na fakturze także będzie puste.


Dopisanie stawki VAT

Klikamy na [image] w oknie stawek VAT i w oknie, które się pojawi, wpisujemy wartość stawki, jej nazwę i ewentualnie symbol SWW/KU, jeżeli stawka jest obniżona, a sprzedawane z tą stawką towary mają jeden wspólny symbol. Nazwa stawki powinna się kojarzyć z jej wartością, np. stawka 12% mogłaby się nazywać po prostu 12.

Raz dopisanej stawki nie można skasować.


Edycja stawki VAT

Klikamy na [image] w oknie stawek VAT i wprowadzamy zmiany. Jeśli zmienimy wartość stawki, spowoduje to automatyczną zmianę wartości brutto wszystkich towarów i usług, które mają wpisaną tę właśnie stawkę.


Okno płatników

Okno płatników umożliwia przeglądanie i dopisywanie danych płatników ZUS. W następnych wersjach programu będzie zawierało również dane potrzebne do wypełniania deklaracji VAT-7 i PIT-5. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące pozycje:

 dopisanie nowego płatnika,

 edycja płatnika,

 kasowanie płatnika. Program pozwoli skasować tylko taką pozycję, która nie jest wykorzystywana w przelewach i wpłatach ZUS,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 zamknięcie okna.


Dopisanie płatnika

Klikamy na [image] w oknie płatników i w oknie, które się pojawi, wpisujemy wszystkie potrzebne dane.


Edycja danych płatnika

Klikamy na [image] w oknie płatników i w oknie, które się pojawi, wprowadzamy zmiany.


Kasowanie płatnika

Klikamy na [image] w oknie płatników, a następnie, w oknie które się pojawi, na [image]. Skasować można tylko takiego płatnika, którego dane nie figurują w żadnym przelewie/wpłacie ZUS.


Dane firmy

Okno Dane firmy pojawia się po wybraniu pozycji Dane firmy z menu Opcje. W oknie tym wpisujemy dane naszej firmy w takiej postaci, w jakiej mają się pojawiać na dokumentach drukowanych przez program (faktury, przelewy, dokumenty kasowe itp.).

Jeżeli nasza firma nie ma jeszcze nadanego NIPu, to w polu NIP można wpisać numer PESEL lub REGON. Należy je koniecznie poprzedzić słowem PESEL lub REGON, wtedy program drukując np. fakturę nie będzie pisał oznaczenia NIP

Przykłady:

PESEL: 22222222222

REGON: 333333333

Numeru NIP oczywiście nie poprzedzamy żadnym słowem, lecz wpisujemy od razu, np.

796-100-44-22

W dolnej części okna możemy określić, czy firma jest płatnikiem VAT i co wystawia. W zależności od tej informacji będą dostępne odpowiednie zakładki w oknie dokumentów sprzedaży.


Opcje faktury i rachunku

Okno tych opcji pojawia się po wybraniu pozycji Faktura i rachunek w menu Opcje. Okno zawiera szereg zakładek, w których możemy zdefiniować:

Układ - rozmieszczenie poszczególnych elementów na fakturze.

Po lewej stronie widzimy biały prostokąt, symbolizujący kartkę papieru i umieszczone na nim zielone prostokąty oznaczające elementy faktury. Każdy z nich możemy wskazać myszą i trzymając cały czas wciśnięty lewy przycisk myszy, przesunąć w inne miejsce. Każdy element można też wybrać z listy po prawej stronie okna i wpisać współrzędne lewego górnego rogu (odległości w milimetrach od lewego górnego rogu kartki). Niektóre elementy (np. logo firmy) mogą zostać zaznaczone jako nieobecne na wydruku, wtedy odpowiadający im prostokąt znika. Gdy wybierzemy element o nazwie Wykaz towarów i usług, to stanie się dostępny przycisk [image], po kliknięciu na nim zobaczymy okno umożliwiające szczegółowe określenie wyglądu kolumn na fakturze. W każdej chwili możemy przywrócić domyślny układ faktury. Układ rachunku jest taki sam, jak układ faktury (drobne różnice wynikają z tego, że rachunek nie zawiera VATu, więc np. Podsumowanie wg stawek VAT na rachunku ma postać słowa Razem i kwoty).

Dodatkowe informacje - logo naszej firmy i dodatkowe teksty na fakturze.

Logo firmy, czyli jej symbol graficzny, można wczytać pod warunkiem, że jest zapisane w postaci pliku BMP. Powinien to być rysunek o szerokości dwa razy większej niż wysokość, czyli może mieć wymiary np. 600 na 300 pikseli. Program pozwala wczytać plik o maksymalnej wielkości 300KB (zmieści się np. obrazek 600 na 300 pikseli w 256 kolorach, gdyż zajmie tylko ok. 180 KB). Jeżeli Twoje logo jest np. kwadratowe, to przygotuj rysunek w taki sposób, aby miał proporcje boków jak 2:1, a logo zajęło tylko jego część (pozostałą powierzchnię zostaw białą). Logo jest jedynym elementem faktury, na który mogą nachodzić inne elementy. Można więc np. mieć logo kwadratowe, a na białe pole po prawej stronie obrazka nasunąć np. dane firmy. Logo wczytujemy po kliknięciu na przycisku [image] i wybraniu odpowiedniego pliku. W każdej chwili można usunąć logo klikając na [image].

Pole 1 może zawierać np. adres oddziału (punktu sprzedaży itp.) firmy. W Pole 2 można wpisać tekst z podziękowaniem za dokonanie zakupów lub przeciwnie - możemy tam straszyć niesolidnych klientów odsetkami i innymi konsekwencjami. Przyciski [image] [image] [image] pozwalają na dosunięcie tekstu do lewej strony, wycentrowanie lub dosunięcie do prawej strony.

UWAGA

Przycisk [image] na dole okna pozwala na przywrócenie wszystkich wartości i ustawień, jakie były przed pojawieniem się okna na ekranie, ale z wyjątkiem logo. Jeśli więc wczytamy jakieś logo, to będzie ono od tej chwili używane, nawet jeśli zaraz po wczytaniu klikniemy na [image]. To samo dotyczy kasowania logo.

Podpisy - teksty wyznaczające miejsca, w których powinny pojawić się podpisy osób wystawiającej i odbierającej dokument. Możemy wpisać te dane niezależnie dla faktury i rachunku. W przypadku podpisu wystawcy znak # na wydruku zostanie zastąpiony imieniem i nazwiskiem osoby wystawiającej dokument. W podpisie odbiorcy znak # zostanie zastąpiony danymi odbiorcy wpisanymi w czasie wystawiania dokumentu. Znaków # nie musimy wpisywać, wtedy program nie będzie umieszczał na wydruku żadnych nazwisk.

Drukowanie - dane dotyczące różnych napisów na fakturze i rachunku.

Jeżeli drukowanie odbywa się na drukarce atramentowej lub laserowej, to wygodnie jest drukować napis Oryginał na pierwszym egzemplarzu, zaś napis Kopia na następnych. Właściciele drukarek igłowych zwykle drukują na papierze z kopią, więc w ich przypadku lepiej drukować napis Oryginał/Kopia, a potem odpowiednio skreślać na wydruku.

Gdy faktura ma więcej niż jedną stronę, program drukuje na kolejnych stronach ich numery, np. strona 1/3, strona 2/3, strona 3/3. Można sprawić, by nawet na jednostronicowej fakturze znalazł się napis strona 1/1.

Dane sprzedawcy, umieszczone w odpowiednim miejscu, nie muszą być poprzedzone nagłówkiem Sprzedawca:, ale niektórzy wolą, by tak było, stąd kolejna opcja.

I wreszcie, po nagłówku Nabywca:, program może umieszczać kod nabywcy. Zobaczymy wtedy napis wyglądający np. tak: Nabywca: /65/.

Płatności - domyślna forma płatności i sposób jej realizacji.

Wystawianie - jakie dane towaru można zmienić umieszczając je na fakturze oraz czy program ma ostrzegać przed sprzedażą po zbyt niskiej cenie. Wybieramy też domyślny rodzaj faktury: liczoną od cen netto lub brutto. Dolna część okna zawiera kolejne domyślne wartości proponowane w czasie wystawiania faktury.

Zobacz też: Zmiana nazwy sprzedawanego towaru


Kolumny na fakturze

Każda faktura musi zawierać pewien minimalny, wymagany przepisami, zestaw danych sprzedawanych towarów i usług. Często dla wygody własnej i klientów dodajemy do tych danych takie pozycje jak np. symbol towaru, rabat czy uwagi. Niektórzy chcą też np. by każda pozycja miała wyszczególniony podatek i wartość brutto. Wymagany zestaw kolumn możemy wybrać klikając na przycisku [image] w oknie opcji faktury i rachunku (przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wybierzemy pole o nazwie Wykaz towarów i usług). Na ekranie zobaczymy okno zatytułowane Kolumny na wydruku faktury i rachunku. Okno posiada trzy zakładki, pozwalające na zdefiniowanie niezależnych zestawów kolumn dla faktury netto, faktury brutto i rachunku. W lewej części okna określamy, które kolumny i w jakiej kolejności pojawią się na wydruku. Ptaszek w polu obok nazwy oznacza, że kolumna będzie widoczna. Niektóre ptaszki są zablokowane i nie można ich usunąć. Jest tak w przypadku kolumn, które muszą się pojawić. Przyciski  [image] i [image] umożliwiają zmianę kolejności kolumn. Prawa strona okna  umożliwia zmianę tytułu kolumny i określenie zawartości kolumn dodatkowych. Możemy też wpisać szerokość kolumny w milimetrach. Suma szerokości wszystkich kolumn nie może przekroczyć 18 cm. Szerokość kolumny należy dobrać stosownie do zawartości. Gdy szerokość ustalimy zbyt małą, to program postara się i tak upchnąć na wydruku treść kolumny zmniejszając rozmiar czcionki. Jeżeli np. na nazwę przeznaczymy dwa centymetry, to dłuższe nazwy trzeba będzie oglądać przez lupę. Aby tak się nie stało, możemy skontrolować wygląd kolumn na wydruku klikając na przycisku [image]. Można też wybrać jeden z domyślnych zestawów klikając na przycisku [image].


Numeracja

Okno numeracji dokumentów pojawia się na ekranie po kliknięciu na pozycji Numeracja w menu Opcje.

W oknie tym możemy:

Wpisać wzorzec numeru dla różnych dokumentów. Wzorzec wybieramy z listy lub wpisujemy własny. Większość znaków, jakie wpiszemy, pojawi się w numerze, niektóre jednak mają specjalne znaczenie:

# oznacza kolejny numer dokumentu. Na wydruku znak ten zostanie zastąpiony liczbą. Wpisanie kilku znaków # obok siebie oznacza, że liczba ma mieć co najmniej tyle cyfr, ile znaków # wpisaliśmy. Liczby krótsze będą uzupełniane z lewej strony cyfrą 0. Na przykład jeśli wpiszemy ####, to liczba 7 będzie napisana jako 0007, liczba 342 jako 0342, liczba 4532 jako 4532, a liczba 345654 jako 345654.

$ oznacza czterocyfrowy rok, a @ dwucyfrowy rok.

Przykłady:

Wzorzec	Numer

#/$	Faktura VAT 123/2000

Nr ####/@	Faktura VAT Nr 0123/00

ZPChr Nr #/$	Faktura VAT ZPChr Nr 123/2000

Wzorce wpisywane w oknie są od razu demonstrowane na przykładach.

Określić najbliższy numer dokumentu. Jest to ważne, gdy rozpoczynamy korzystanie z programu w trakcie działalności firmy i chcemy kontynuować numerację ręczną lub z innego programu. Zdarza się też, że musimy wystawić dokument z jakimś konkretnym numerem. Pamiętajmy wtedy, by po wystawieniu przywrócić właściwą numerację.

 Podać liczbę kopii. Jeśli chcemy mieć tylko oryginał dokumentu to jako liczbę kopii należy wpisać zero.

Zdecydować, czy w każdym roku numeracja startuje od początku (rozwiązanie typowe), czy stosujemy kontynuację (niektórzy stosują jednolitą  numerację od początku istnienia firmy, wtedy kolejne dokumenty mogą mieć wzorzec np. Nr #).


Dane kontrahentów

Okno pojawia się po wybraniu pozycji Dane kontrahentów z menu Opcje. Możemy w nim zdecydować, czy po wpisaniu nazwy nowego kontrahenta program ma proponować pierwszą linię nazwy jako symbol.

Następnie określamy, którą grupę cen program ma proponować jako domyślną oraz czy pole Firma ma być zaznaczone.

W danych każdego kontrahenta znajduje się pole, gdzie możemy wpisać imię i nazwisko osoby, z którą należy się kontaktować. Po eksporcie danych do Excela dane te, wraz z adresem, można wykorzystać w korespondencji seryjnej. Użyteczna będzie wtedy zawartość pola Osoba w danych kontrahenta. W oknie Dane kontrahentów możemy zdecydować, jaki tekst program będzie proponował jako domyślny.


Dane towarów i usług

Okno pojawia się na ekranie po wybraniu pozycji Dane towarów i usług z menu Opcje. W oknie tym możemy:

Określić, czy pole Usługa ma być zaznaczone w oknie wpisywania nowej pozycji do kartoteki towarów i usług (zależy to oczywiście od tego, czy sprzedajemy głównie towary, czy usługi).

Zdecydować, czy pola Kod kreskowy, Nazwa paragonowa i SWW/KU mają być widoczne w oknach. Jeśli nie mamy zamiaru wpisywać tam żadnych wartości, to nie ma powodu, by pola te były pokazywane.

Podać domyślną jednostkę miary i stawkę VAT proponowaną przy wpisie nowej pozycji.

Zdecydować, czy chcemy, aby program wyliczał ceny sprzedaży na podstawie ceny zakupu i marży. Dla niektórych będzie to bardzo wygodne, inni nie chcą słyszeć o żadnych marżach, gdyż zawsze sami obliczają i wpisują ceny sprzedaży. Jedni i drudzy znajdą dla siebie rozwiązanie. Gdy wybierzemy stosowanie marży, wtedy odpowiednie pola będą się pojawiać w oknach towarów i usług. Gdy zabronimy stosowania marży, program będzie się zachowywał tak, jakby żadnych marży nigdy nie było.

UWAGA:

Jeśli zastosujemy marże, wpiszemy jakieś towary z użyciem marży, a następnie marże wyłączymy, to program, pomimo ukrycia marży w oknach, nadal będzie je dla tych towarów stosował. Aby uniknąć użycia (być może) błędnych kwot sprzedaży w tym (raczej mało typowym) przypadku, program będzie każdorazowo ostrzegał przy wprowadzaniu takiego towaru do faktury. Wskazane jest wtedy po prostu wejście do edycji towaru i wybranie cen sprzedaży bez marży (wartość ---- w polu marży).


Preferencje

Okno preferencji pojawia się na ekranie po kliknięciu na pozycji Preferencje w menu Opcje.

Jeśli pracujemy w sieci, to opcje są wspólne dla wszystkich. Preferencje natomiast dotyczą tylko jednego programu zainstalowanego na konkretnym komputerze. Możemy tutaj określić:

Czy w przypadku, gdy program obsługuje większą liczbę firm, przy starcie za każdym razem należy którąś wybrać, czy program ma wybrać sam tę, która była używana poprzednim razem jako ostatnia.

Czy program ma pytać o wykonanie kopii zapasowej na koniec pracy.

Czy działanie serwera bazy danych ma zostać zakończone w chwili zakończenia pracy z programem (funkcja dostępna tylko w wersji sieciowej). Często celowe może być pozostawienie pracującego serwera, aby ktoś na innym komputerze mógł uruchomić program i zacząć pracę. Nawet jeśli ta funkcja jest włączona, to i tak program zamknie serwer tylko wtedy, gdy serwer w tym momencie nie obsługuje żadnego innego programu na tym samym lub innym komputerze.

W wersji sieciowej dwie ostatnie pozycje pojawiają się tylko wtedy, gdy uruchomimy program zainstalowany na tym samym komputerze, co serwer.


Kreator danych firmy

Kreator jest dostępny jako ostatnia pozycja w menu Opcje. Jego użycie jest także proponowane przez program po założeniu bazy danych nowej firmy, jaką program ma obsługiwać. Kreator może być uruchomiony wielokrotnie dla tej samej firmy. Za każdym razem na ekranie będą się pojawiać kolejne okna, w których należy podać wszystkie charakterystyczne dla firmy dane. Użycie kreatora zapobiega przeoczeniu jakiejś istotnej informacji. Okno kreatora zawiera cztery przyciski:

 Po zamknięciu kolejnego okna z opcjami klikamy na tym przycisku, aby przejść do następnego okna.

 Jeśli zamknięcie okna z opcjami było przedwczesne i chcemy zobaczyć je ponownie, klikamy na tym przycisku.

 Po zamknięciu okna z opcjami możemy przejść do poprzedniego.

 W każdej chwili możemy przerwać działanie kreatora. Wszystkie wybrane do tej pory opcje pozostają jednak ważne.


Okno użytkowników

Okno użytkowników pojawia się po wybraniu pozycji Użytkownicy z menu Administracja. Każdy użytkownik posiada identyfikator oraz hasło, które musi podać rozpoczynając pracę w programie. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące przyciski:

 dopisanie użytkownika,

 zmiana danych użytkownika,

 skasowanie użytkownika,

 odświeżenie danych (tylko w wersji sieciowej),

 zamknięcie okna.

Pierwszy na liście użytkownik jest zarazem administratorem programu i tylko on ma prawo do dopisywania, edycji i kasowania innych użytkowników.


Dopisanie użytkownika

Prawo dopisania nowego użytkownika ma tylko administrator (pierwszy na liście). W celu dopisania należy kliknąć na [image] w oknie użytkowników. Na ekranie zobaczymy okno, w którym należy wpisać:

Imię i nazwisko użytkownika,

identyfikator (kilkuznakowy symbol, np. inicjały, pseudonim itp.),

hasło (zamiast znaków hasła na ekranie zobaczymy gwiazdki, aby ktoś stojący obok nie widział, co wpisujemy). Dla pewności, że nie popełniliśmy błędu, hasło wpisujemy dwukrotnie,

uprawnienia użytkownika do wykonywania określonych czynności. Możemy zdecydować np. czy osoba wystawiająca faktury może przeglądać przelewy, zmieniać stawki VAT itp.

Jeśli użytkownik będzie wpisany jako nieaktywny, to jego dane będą na liście, ale nie będzie mógł rozpocząć pracy w programie.

Po wpisaniu danych nowego użytkownika podajemy mu identyfikator i hasło z sugestią, aby po rozpoczęciu pracy w programie wybrał pozycję Zmiana swojego hasła z menu Administracja i wpisał hasło, które tylko on zna.

Wszystkie hasła są przechowywane przez program w postaci zakodowanej. Nikt, łącznie z administratorem, nie zna haseł innych użytkowników. Administrator może co najwyżej nadać użytkownikowi nowe hasło, ale bez poznania hasła poprzedniego.


Edycja użytkownika

Prawo do edycji danych użytkownika ma tylko administrator. W celu edycji należy kliknąć na [image] w oknie użytkowników. Na ekranie pojawi się takie samo okno, jak przy wpisywaniu nowego użytkownika. Wprowadzamy zmiany i zatwierdzamy je klikając na [image] lub anulujemy klikając na [image].


Kasowanie użytkownika

Prawo do skasowania danych użytkownika ma tylko administrator. W celu skasowania należy kliknąć na [image] w oknie użytkowników. Na ekranie zobaczymy takie samo okno, jak przy wpisywaniu danych nowego użytkownika. Klikamy na [image] w celu ostatecznego skasowania lub na [image] gdy się rozmyślimy.


Zmiana swojego hasła

Każdy użytkownik może zmienić swoje hasło. W tym celu należy kliknąć na pozycji Zmiana swojego hasła w menu Administracja. W oknie, które się pojawi, należy wpierw wpisać obecne hasło (pozwala to zapobiec głupim dowcipom), a następnie dwukrotnie nowe hasło. Podobnie, jak przy wpisywaniu danych użytkownika, zamiast znaków hasła widzimy gwiazdki, aby ktoś stojący za nami nie widział, co wpisujemy.


Wykonanie kopii zapasowej

W celu wykonania kopii zapasowej należy wybrać pozycję Archiwum w menu Administracja, a następnie pozycję Wykonaj kopię zapasową. Można podać nazwę i położenie pliku kopii zapasowej, który zostanie utworzony. Program proponuje nazwę zawierającą identyfikator firmy i bieżącą datę, możemy w to miejsce wpisać coś innego.

W wersji sieciowej kopie zapasowe można wykonywać tylko w programie Faktor zainstalowanym jako serwer. Dla klientów pozycja Archiwum nie jest dostępna.


Odtworzenie danych z kopii zapasowej

W celu odtworzenia danych z kopii zapasowej należy wybrać pozycję Archiwum w menu Administracja, a następnie pozycję Odtwórz dane z kopii zapasowej. Nie jest to czynność codzienna. Jeżeli ją wykonujemy, to znaczy, że coś się stało z danymi. lub przynajmniej tak sądzimy. Na wszelki wypadek, przed odtworzeniem danych, program wykona kopię zapasową danych obecnych. Dzięki temu będzie można do nich wrócić, gdyby się okazało, że były one jednak poprawne.

Dane są archiwizowane w postaci pliku z rozszerzeniem ZIP. Można je w związku z tym rozpakować do odpowiedniego katalogu również każdym programem archiwizującym obsługującym format ZIP.

W wersji sieciowej odtwarzanie danych jest możliwe tylko w programie Faktor zainstalowanym jako serwer.

UWAGA:

W przypadku obsługiwania przez program wielu firm upewnijmy się, czy odtwarzamy właściwe dane (a nie dane innej firmy).


Kiedy i jak wykonywać kopie zapasowe

Na to pytanie trudno udzielić precyzyjnej odpowiedzi. Być może pomocne będą poniższe wskazówki:

 Jeśli każdego dnia wystawiasz wiele faktur i innych dokumentów, wykonuj kopie zapasowe codziennie, najlepiej po zakończeniu pracy.

 Jeśli z programu korzystasz rzadko, kopie wykonuj wtedy, gdy uważasz, że od ostatniej kopii uzbierało się już trochę dokumentów, których ponowne wprowadzenie, w razie  awarii, byłoby dość kłopotliwe.

 Jeśli nie masz pewności, czy to co za chwilę zrobisz w programie, można będzie w razie czego “odkręcić”, wykonaj wpierw kopię zapasową danych gdzieś na dysku komputera. Można będzie wtedy do nich wrócić.

 Zawsze przechowuj kilka (np. 3) ostatnich kopii zapasowych.

 Kopie wykonuj na różnych dyskietkach. W praktyce sprawdza się system trzech dyskietek: Pierwszą kopię wykonujemy na pierwszej dyskietce, drugą na drugiej, trzecią na trzeciej. Następnie czwartą kopię wykonujemy z powrotem na pierwszej dyskietce (w razie potrzeby, gdy zabraknie miejsca, kasując poprzednią zawartość), piątą kopię na drugiej i tak w kółko. W ten sposób będziemy mieli zawsze trzy ostatnie kopie, a dopóki będzie starczać miejsca na dyskietkach, nawet więcej.

 Od czasu do czasu wykonaj kopię na innej dyskietce, niż zwykle i schowaj z dala od pozostałych.

 Nigdy nie przechowuj kopii zapasowych w pobliżu komputera, na którym masz bazę danych. Pożar, powódź czy inne paskudztwo zniszczy komputer i przy okazji wszystkie kopie. Złodziej kradnący komputer też może nie pogardzić paroma dyskietkami, jeśli będą pod ręką.

I na koniec uwaga płynąca z doświadczenia:

Jeśli chcesz, aby Twój komputer był sprawny przez wiele lat, wolny od wirusów i dobrze zabezpieczony przed kradzieżą, wykonuj kopie zapasowe często i regularnie. Doświadczenie uczy bowiem, że dopóki wykonujemy kopie zapasowe, nic złego się nie dzieje. Wystarczy jednak raz zapomnieć i nieszczęście gotowe....


Przenoszenie danych z innego komputera

Jeśli wszystkie dane firmy obsługiwanej przez program chcemy przenieść na inny komputer powinniśmy wykonać następujące czynności:

Wykonać kopię zapasową tych danych na komputerze źródłowym,

Uruchomić program Faktor na komputerze docelowym i założyć nową firmę (jeśli wcześniej jej tam nie było),

Wybrać tę firmę, a następnie odtworzyć jej dane z kopii zapasowej, podając jako źródło plik kopię zapasową z komputera pierwszego.


Okno drukowania

W celu wydrukowania dokumentu należy wybrać dokument w tabeli, a następnie kliknąć na przycisku [image], który znajduje się w każdym oknie, które zawiera dokumenty przeznaczone do drukowania. Można też wcisnąć Ctrl P na klawiaturze. Na ekranie pojawi się okno z informacją, który dokument będzie drukowany. Możemy kliknąć na [image] w celu wysłania dokumentu na drukarkę, na  [image] w celu zapoznania się z wyglądem dokumentu i podjęcia decyzji, czy drukować oraz na [image], gdy rezygnujemy z drukowania. Okno zawiera też przycisk [image] który umożliwia wybór ustawień drukarki.


Okno podglądu wydruku

Okno pojawia się na ekranie wtedy, gdy klikniemy na przycisku Pokaż w oknie drukowania. Pasek narzędziowy okna zawiera następujące przyciski:

 przejście do pierwszej strony,

 przejście do poprzedniej strony,

 przejście do następnej strony,

 przejście do ostatniej strony,

 wybór takiego powiększenia strony, aby w całości zmieściła się w oknie,

 dopasowanie szerokości podglądu do aktualnej szerokości okna,

 powiększenie oglądanej strony,

 pomniejszenie oglądanej strony,

skopiowanie bieżącej strony do schowka,  można ją potem wkleić np. w edytorze tekstów,

 drukowanie dokumentu,

 rezygnacja z drukowania i zamknięcie okna.


Różnice między wersją jednostanowiskową i sieciową

Wersja sieciowa programu Faktor zawiera program o nazwie AJTSRV.EXE, który jest serwerem bazy danych. Dzięki zastosowaniu tak zwanych bezpiecznych transakcji baza danych nie zawiera błędów nawet w przypadku wyłączenia komputera w trakcie jej modyfikacji. Serwer jest automatycznie uruchamiany przy starcie systemu Windows (jeśli opcja Uruchom przy starcie systemu jest włączona) lub przez program Faktor, gdy uruchamiamy go na tym samym komputerze. Ten sam serwer jest wykorzystywany przez inne programy firmy AJT SOFT. Wersja jednostanowiskowa również korzysta z takiego samego serwera, ale jego kod jest umieszczony w jednym pliku EXE razem z programem Faktor.


Transakcje

Programy pracujące w konfiguracji klient-serwer zwykle używają  transakcji. Tym mianem określamy dowolną liczbę modyfikacji bazy danych wykonywanych w jednym, niepodzielnym bloku. Serwer może zrealizować transakcję w całości, albo nie wykonać jej w ogóle. Nie może natomiast wykonać tylko niektórych czynności objętych transakcją, a inne pominąć. Jest to szczególne ważne w przypadku nagłej utraty połączenia między serwerem a klientem. Rozważmy następujący przykład:

Wystawiamy fakturę na określoną liczbę towarów znajdujących się w magazynie. W takim przypadku program fakturujący musi wykonać przynajmniej dwie rzeczy: zaktualizować stan magazynu i dopisać nową pozycję do listy faktur. Obie czynności wejdą w skład jednej transakcji, dzięki czemu zostaną wykonane łącznie, a w przypadku utraty połączenia z klientem nie będzie wykonana żadna z nich. Dzięki temu nigdy nie dojdzie do takiej sytuacji, że program zdąży np. zdjąć sprzedawany towar ze stanu magazynowego, a dopisać faktury już mu się nie uda.

Transakcje realizowane są w następujący sposób:

1. Klient informuje serwer o rozpoczęciu transakcji, a następnie przesyła serwerowi informacje, że w tej tabeli należy zmienić to, a w innej tamto. Serwer na razie niczego nie zapisuje w plikach bazy danych, lecz tylko zbiera te wszystkie informacje,

2. Klient informuje serwer o zakończeniu transakcji. Dopiero teraz serwer przystępuje do wykonania wszystkich modyfikacji.

Jeśli więc klient przestanie działać przed zakończeniem transakcji, to serwer nie doczeka się informacji o zakończeniu i niczego nie zrobi. Jeśli natomiast serwer otrzyma informację o końcu transakcji, to z klientem może się stać cokolwiek, i tak nie popsuje to danych, bo serwer dokładnie wie, co ma zrobić.

Program Faktor używa tak zwanych bezpiecznych transakcji, dzięki którym serwer jest w stanie zapewnić prawidłową zawartość bazy danych nawet w przypadku, gdy komputer serwera zostanie wyłączony w trakcie jej modyfikacji. W praktyce wygląda to tak, że serwer zanim dokona jakichkolwiek zmian w bazie danych, najpierw zapisuje w specjalnym pliku co i w jaki sposób ma zamiar zmodyfikować. Jeśli uda mu się przeprowadzić wszystkie zmiany, wtedy kasuje plik z ich opisem. Jeśli nastąpi wyłączenie komputera w trakcie modyfikacji bazy, wtedy plik opisu transakcji zostaje na dysku i jego zawartość jest wykorzystywana przez serwer przy następnym uruchomieniu do przywrócenia stanu bazy danych sprzed transakcji lub do jej dokończenia. Czynności związane z dodatkowym plikiem zajmują wprawdzie serwerowi trochę czasu, ale przecież bezpieczeństwo danych jest najważniejsze.


Główne okno serwera

Główne okno serwera zawiera menu mające trzy pozycje:

Serwer - włączenie, wyłączenie i koniec pracy serwera,

Konfiguracja - zmiana opcji,

Info - informacja o programie.

W głównym oknie wyświetlane są następujące informacje:

Programy połączone z serwerem - liczba programów, które w danej chwili korzystają z usług serwera,

Nazwa w sieci - ten parametr składa się z dwóch członów: pierwszy zawsze równy AJT@ i drugi, który zawiera adres sieciowy komputera, na którym działa serwer.

Używany protokół sieciowy - w tym miejscu znajduje się jego nazwa lub  ---  gdy serwer został zainstalowany bez protokołu,

Czas działania serwera - tyle czasu upłynęło od chwili włączenia (dni, godziny, minuty, sekundy).


Konfiguracja serwera

Okno konfiguracji serwera pojawia się na ekranie po kliknięciu na pozycji Opcje w menu Konfiguracja w oknie głównym.  Dostępne są następujące pozycje:

Konfiguracja TCP/IP i Konfiguracja IPX/SPX - można podać numery portów używanych przez te protokoły sieciowe. Osoby nie mające doświadczenia w instalacji i konfigurowaniu sieci nie powinny zmieniać wartości domyślnych.

Kontrola obecności klientów - serwer co pewien czas sprawdza, czy każdy z klientów jest  aktywny. Po co jest to potrzebne? Każdy klient przystępując do modyfikacji bazy danych rozpoczyna tak zwaną transakcję, na której zakończenie muszą czekać inni klienci, którzy też chcą coś w bazie zmienić. W ten sposób programy sobie nie przeszkadzają - jeśli jeden rozpoczyna dokonywanie zmian, inne muszą czekać aż skończy. Wszystkie nasze programy zostały napisane tak, aby transakcje trwały możliwie krótko. Może się jednak zdarzyć tak, że kontakt klienta z serwerem zostanie przerwany akurat w czasie trwania transakcji (ktoś wciśnie przycisk reset w komputerze klienta, odłączy kabel sieciowy itp.). Wtedy serwer będzie cały czas czekał na zakończenie transakcji nie obsługując w tym czasie innych klientów. Nie wiadomo bowiem, czy połączenie zostało przerwane, czy też może klient zwleka z zakończeniem, bo wpierw musi dokonać wielu czasochłonnych obliczeń.  Aby w takiej sytuacji czekanie nie przeciągało się w nieskończoność, serwer co pewien czas wysyła do każdego klienta komunikat, na który klient odpowiada potwierdzając tym samym swoją obecność. Jeśli odpowiedź nie przyjdzie, serwer wysyła jeszcze kilkakrotnie komunikat,  a gdy nie doczeka się odpowiedzi anuluje w całości niedokończoną transakcję i zamyka połączenie z klientem, umożliwiając tym samym bezproblemową pracę innym.

Możemy określić trzy parametry kontroli:

Co jaki czas - co tyle sekund serwer będzie sprawdzał obecność klientów,

Czas powtórnej kontroli - gdy któryś klient nie odpowie, wtedy co tyle sekund serwer będzie ponawiał komunikat sprawdzający,

Liczba powtórzeń - tyle razy serwer powtórzy sprawdzanie, zanim odłączy klienta.

Jakie wartości wybrać? Jeżeli klient działa na wolnym komputerze, który ma mało pamięci RAM, a użytkownik uruchomi równocześnie jeszcze kilka innych programów, to może się zdarzyć, że samo przełączanie się z jednego programu na inny zajmie tyle czasu systemowi operacyjnemu, że klient nie zdąży odebrać komunikatu i wysłać odpowiedzi dostatecznie szybko. Dlatego wpisane przez nas wartości nie mogą być zbyt małe. Z drugiej strony serwer powinien zareagować na nieobecność klienta w sensownym czasie. Wartości domyślne - sprawdzanie co 15 sekund i 5 ewentualnych powtórzeń co 5 sekund wydają się optymalne. Można je zmienić na inne. Można także wpisać bardzo dużą liczbę w pole Co jaki czas  i w ten sposób praktycznie wyłączyć sprawdzanie obecności.

Jeśli w czasie pracy klienta będzie się pojawiał komunikat mówiący, że klient stracił połączenie z serwerem, to może oznaczać, że stałe czasowe należy zwiększyć.

Uruchom przy starcie systemu - ta opcja jest włączana domyślnie podczas instalacji (jeśli został wybrany jakiś protokół transmisji). Wtedy serwer jest uruchamiany w chwili startu systemu Windows. Wyłączenie opcji spowoduje konieczność samodzielnego uruchamiania serwera. Można tego dokonać poprzez uruchomienie programu Faktor zainstalowanego na tym samym komputerze co serwer. Gdy Faktor nie znajdzie działającego serwera, wtedy natychmiast go uruchomi.


Włączanie i wyłączanie serwera

Po uruchomieniu serwer jest włączony i zminimalizowany do ikony [image] na pasku zadań. Jeśli chcemy go wyłączyć, musimy kliknąć dwukrotnie na jego ikonie, a gdy okno serwera pojawi się na ekranie, wybrać pozycję Wyłącz serwer z menu Serwer. Po wyłączeniu serwera można zmieniać wszystkie opcje i wartości parametrów. Jeśli chcesz wyłączyć serwer, gdy korzysta z niego co najmniej jeden klient, to zobaczysz na ekranie pytanie, czy na pewno chcesz to zrobić. Wyłączenie serwera bowiem przerywa połączenie ze wszystkimi klientami. Programy te muszą wtedy być zakończone i uruchomione od nowa, gdy serwer zostanie ponownie włączony.

Włączenie serwera następuje po kliknięciu na pozycji Włącz serwer w menu Serwer.


Przeniesienie serwera na inny komputer

Przeniesienie serwera łączy się zazwyczaj z koniecznością przeniesienia wszystkich danych. Wykonaj w tym celu  następujące czynności:

1. Zrób zapasową kopię danych na dyskietce i, dla pewności, jeszcze w innym miejscu, np. na twardym dysku.

2. Uruchom program instalacyjny tam gdzie był zainstalowany serwer i przeprowadź deinstalację  programu Faktor.

3. Uruchom program instalacyjny tam, gdzie ma być serwer i zainstaluj go. Jeśli był tam wcześniej klient, przeprowadź ponowną instalację, ale tym razem wybierz opcję serwer.

4. Uruchom tak zainstalowany program Faktor. Uzna on, że jest instalowany po raz pierwszy, więc będzie domagał się podania danych Administratora. Wpisz te dane, a następnie załóż firmę o takiej samej nazwie, jak przenoszona.

5. Po wybraniu nowo założonej firmy odtwórz dane z dyskietki przygotowanej w punkcie 1.

6. Tam, gdzie był wcześniej serwer, możesz teraz wykonać instalację klienta. Uruchom potem Eksplorator Windows i usuń podkatalogi DANE i ZAPAS z katalogu \AJT SOFT\FAKTOR, aby nie zaśmiecały dysku.

Jeśli  przy instalacji klientów był podawany adres sieciowy serwera, to teraz każdy klient powinien być zainstalowany ponownie z wpisaniem nowego adresu.

Jeżeli Faktor był używany do obsługi wielu firm, to w punkcie 1 należy wykonać kopię zapasową danych każdej firmy, w punkcie 4 kolejno dopisać każdą z nich, a następnie w punkcie 5 wybrać po kolei każdą firmę i odtworzyć jej dane.